Firmalara ve kurumlara özel ihale ve sözleşme eğitimi

1. Eğitim Yaklaşımımız

Kamu ihale ve sözleşme işlemleri; hukuk, mali işler, teknik birimler, teklif hazırlama ekipleri, satın alma, proje yönetimi ve üst yönetimin aynı dosya üzerinde eş güdüm içinde çalışmasını gerektirir. Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal), firma ve kurumların bu süreçlerdeki bilgi ve uygulama yetkinliğini geliştirmek amacıyla, ihtiyaçlarına özel eğitim programları hazırlar.

Eğitimler, hazır bir sunumun her katılımcıya aynı biçimde aktarılması şeklinde yürütülmez. Kurumun faaliyet alanı, tabi olduğu alım düzeni, katılımcıların görevleri ve bilgi düzeyi, geçmişte karşılaşılan sorunlar ve ulaşılmak istenen sonuçlar önceden değerlendirilir. Programın kapsamı, süresi, yöntemi ve eğitici kadrosu bu değerlendirmeye göre belirlenir.

Amaç yalnız mevzuat bilgisini aktarmak değildir. Katılımcının ilanı ve ihale dokümanını birlikte okuyabilmesi, doğru soruyu sorabilmesi, belge ve süre denetimi yapabilmesi, sözleşme hükümlerinin mali ve hukuki sonuçlarını öngörebilmesi ve görevi kapsamındaki işlemi zamanında tamamlayabilmesi hedeflenir.

İki bağlantılı süreç

• İhale süreci: ilanın ve dokümanın incelenmesinden sözleşmenin imzalanmasına kadar uzanır.
• Sözleşme süreci: işe başlanmasından hakediş, muayene-kabul, kesin hesap ve teminatın iadesine kadar devam eder.

Eğitim programı bu iki süreci birbirinden koparmadan ele alır.

2. Eğitimle Kazandırılması Amaçlanan Yetkinlikler

• İhale ilanı, idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve eklerini birbiriyle bağlantılı inceleme.
• Yeterlik, yetki, imza, beyan, teminat, iş deneyimi ve teknik uygunluk belgelerini süre ve içerik yönünden denetleme.
• EKAP ve elektronik ihale işlemlerinde görev, kontrol ve son onay düzeni kurma.
• Teklif maliyetini sözleşme riskleriyle birlikte değerlendirme; aşırı düşük teklif açıklamasını dayanak belgelerle hazırlama.
• Şikâyet, itirazen şikâyet ve dava yollarında konu, ehliyet ve süre ayrımını fark etme.
• İşe başlama, bildirim, iş programı, hakediş, fiyat farkı, süre uzatımı, iş artışı/eksilişi ve yazışma kayıtlarını yönetme.
• Muayene-kabul, eksik veya ayıplı ifa, gecikme cezası, fesih, yasaklama ve teminat sonuçlarını önceden değerlendirme.
• Teklif, hukuk, mali işler ve teknik birimler arasında görev ve bilgi aktarım noktalarını açıkça belirleme.

3. Örnek İleri Düzey Modüler Program

Aşağıdaki çizelge örnek bir programdır. Modüller, eğiticiler ve süreler ön görüşme sonrasında kurumun ihtiyacına göre değiştirilir.

4. Eğitici Kadrosu ve Konu Eşleştirmesi

Eğitici, programın konusuna göre belirlenir; ihale, sözleşme, mali konular, aşırı düşük teklif ve hukuki başvurular tek bir kişiye zorunlu olarak verilmez. Birden fazla uzmanlık alanı gerektiren programlarda farklı eğiticiler birlikte görev alabilir. Nihai görevlendirme, eğitim teklifinde bildirilir.

5. Eğitim Nasıl Hazırlanır?

1. Eğitim talebi — Konu, katılımcı sayısı, görev grupları, tercih edilen tarih ve uygulama biçimi bildirilir.
2. Ön görüşme ve ihtiyaç çözümlemesi — Faaliyet alanı, alım türleri, mevcut bilgi düzeyi, karşılaşılan sorunlar ve beklenen sonuç belirlenir.
3. Program ve yazılı teklif — Modüller, eğiticiler, süre, yöntem, yer/çevrim içi ortam, ücret ve teslim edilecek belgeler açıklanır.
4. Hazırlık — Sunum, örnek olay, mevzuat/karar seçkisi ve kullanılacak belgeler programa göre hazırlanır; gerekli gizleme yapılır.
5. Eğitim ve uygulama — Anlatım; soru-cevap, belge incelemesi, süre hesabı, grup çalışması veya karar örneğiyle desteklenir.
6. Tamamlama ve değerlendirme — Katılım bilgileri ve tamamlanan konular kayıt altına alınır; uygun görülürse katılım belgesi ve sonraki çalışma önerisi sunulur.

6. Eğitim Yöntemi ve Sunulabilecek Belgeler

• Yapılacak eğitimler; Ankara merkezli yüz yüze veya firma/kurum tarafından belirlenen yerde veya çevrim içi veya karma yöntem uygulanarak gerçekleştirilebilir.
• Eğitimlerde; mevzuat ve karar örneklerinin yanında, anonimleştirilmiş belge/dosya incelemesi ve örnek olay çalışması uygulanabilir.
• Eğitimlerde; katılımcı grubuna göre yönetici bilgi notu/özeti, uygulayıcı sunumu, kontrol listesi, örnek belge veya eğitim notu düzenlenebilir.
• Program ve katılım koşulları tamamlandığında Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. tarafından “İhale ve Sözleşme Eğitimi Katılım Belgesi” düzenlenir.
• Teklifte ayrıca kararlaştırılması halinde, belirli süre ve sınırlar içinde eğitim sonrası uygulama desteği de verilebilir.

7. Gizlilik, Mesleki Sınırlar ve Sonuç

Eğitimde kullanılacak firma veya kuruma ait belgeler önceden belirlenir. Ticari sırlar, kişisel veriler, fiyatlar ve hassas bilgiler gerekli olmadıkça eğitim ortamına taşınmaz. Gerçek dosya kullanılması halinde uygun anonimleştirme ve erişim sınırlaması uygulanır. NATO ve savunma sanayii konularında bilgi güvenliği ve yetkilendirme şartları ayrıca gözetilir.

Eğitim; bilgi ve uygulama yetkinliğini geliştirmeye yöneliktir. İhalenin kazanılacağı, teklifin kabul edileceği veya sözleşmede uyuşmazlık yaşanmayacağı yönünde güvence verilmez. Eğitim katılımı, resmî bir meslek unvanı veya kamu kurumu adına yeterlik sağlamaz. Hukuki danışmanlık, avukatlık ve yargısal temsil gerektiren işler, ilgili mevzuat ve meslek kuralları çerçevesinde ayrı değerlendirilir.