Mal - Hizmet - Yapım İhaleleri

Kamu ihale sözleşmelerinde her iş aynı şekilde yürütülmez. Mal alımında teslim edilen ürün, hizmet işinde süreklilik gösteren çalışma, yapım işinde ise proje, saha ve imalat düzeni öne çıkar. Bu nedenle sözleşme imzalayan firmanın işi yalnız genel bir takip listesiyle izlemesi yeterli olmaz.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal), mal, hizmet ve yapım işleri kapsamında yüklenici firmaların sözleşme sürecini; süre, belge, teslim, kontrol, muayene, kabul, ödeme ve risk başlıklarıyla birlikte ele alır. Amaç, işin başından sonuna kadar düzenli kayıt tutmak, hataları erken görmek ve firma yönetiminin doğru karar almasına katkı sağlamaktır.

A. Mal, Hizmet ve Yapım İşlerinde Süreç Takibi ve Kontrolü Ne Anlama Gelmektedir?

1. Sürecin Başından Sonuna Kadar İzlenmesi

Süreç takibi ve kontrolü; sözleşme imzalandıktan sonra işin hangi aşamada olduğunu, hangi belgenin hazırlandığını, hangi sürenin yaklaştığını ve hangi teslimin yapılacağını düzenli biçimde izlemektir. Bu çalışma aynı zamanda; sözleşme, şartname, iş programı, yazışma, tutanak, hakediş ve kabul belgelerinin birlikte değerlendirilmesi anlamına gelir.

Mal, hizmet ve yapım işlerinde küçük bir eksiklik, sonraki aşamada; ödeme, ceza, kabul veya teminat iadesi sorununa dönüşebilir. Bu nedenle firmanın işi yürütürken yalnız sahaya veya yalnız muhasebeye bakması yeterli olmaz. Teknik, idari ve mali kayıtların aynı dosyada buluşması gerekir.

2. Yükleniciye Mali Güvenlik Sağlanması

Yüklenici firma için süreç takibi, işi zamanında bitirmek kadar hak kaybını önleme anlamına da gelir. Teslimin gecikmesi, bildirimin yapılmaması, tutanağın eksik düzenlenmesi veya kabul ölçütlerinin önceden okunmaması firmanın alacağını ve ticari itibarını etkileyebilir.

Sözleşme kâğıt üzerinde kârlı görünse de uygulama sırasında gecikme cezası, eksik iş, yeni maliyet, personel gideri, taşıma, analiz, garanti veya bakım yükü ortaya çıkabilir. Bu maliyet kalemlerinin baştan sona izlenmesi, firmanın kararlarını daha ölçülü hale getirir.

3. Uyuşmazlık Çıkmadan Önce Hangi Tedbirler Alınmalı?

Uyuşmazlık başladığında çoğu zaman ilk soru şudur: “Bu işlem ne zaman yapıldı ve kaydı var mı?” Bu nedenle ideal olan; işin başından sonuna kadar, kayıt tutulması ve kayıtların imza altına alınarak gerekli bildirimlerin yapılmasıdır. Yazışma, tutanak, ölçüm, teslim belgesi, kabul kaydı, ödeme evrakı ve süre talepleri düzenli tutulduğunda firma, iddialara daha güçlü cevaplar verir. Hak kaybına uğramaz.

B. Mal, Hizmet ve Yapım İşlerinde Süreç Takibi ve Kontrolü Kapsamındaki Uzmanlık Alanlarımız

1. Mal Alımları Süreç Takibi ve Kontrolü

Mal alımlarında asıl konu, sözleşmede tanımlanan ürünün veya malzemenin; istenen miktar ve nitelikte, istenilen zamanda teslim edilmesidir. Ürün veya malzemenin adı, teknik özellik, marka veya eşdeğerlik şartı, katalog, numune, garanti, servis, yedek parça, menşe ve kalite belgeleri birlikte değerlendirilir.

Teslim yeri, taşıma, ambalaj, hasar riski, geç teslim, kısmi teslim ve muayene süresi ayrıca izlenir. Ürün veya malzemenin teslim edilse bile kabul yapılmadan ödeme süreci tamamlanmayabilir. Bu nedenle teslim tutanağı, muayene ve kabul belgesi, fatura, garanti belgesi ve varsa test/analiz sonuçları aynı sırayla dosyalanmalıdır.

Mal alımlarında tedarikçi ile yapılan sözleşmeler de asıl kamu sözleşmesine uygun olmalıdır. Tedarikçinin teslim tarihi, yüklenicinin idareye karşı teslim tarihinden önce planlanmalıdır. Böylece ürün gecikirse yüklenici firmanın düzeltme yapacak zamanı kalır.

2. Hizmet İşlerinde Süreç Takibi ve Kontrolü

Hizmet işlerinde iş çoğu zaman belirli bir süre boyunca devam eder. Temizlik, güvenlik, bakım, yemek, taşıma, danışmanlık, bilgi işlem veya benzer hizmetlerde personel, araç, ekipman, raporlama ve günlük kayıt düzeni önem taşır.

Personel sayısı, çalışma saatleri, izin, rapor, vardiya, fazla çalışma, araç kilometresi, bakım kaydı, aylık faaliyet raporu ve hizmet kabul belgeleri düzenli takip edilmelidir. İş Kanunu ve sosyal güvenlik yükümlülükleri de sözleşme uygulamasından ayrı düşünülemez.

Hizmet kabul işlemleri, yalnız hizmetin yapıldığını söylemekle tamamlanmaz. Kontrol teşkilatı kayıtları, aylık raporlar, puantaj, fatura, kesinti ve varsa ceza işlemleri birlikte görülmelidir. Bu düzen kurulmadığında yüklenici, yaptığı hizmeti ispat etmekte veya ödeme talebini açıklamakta zorlanabilir.

3. Yapım İşlerinde Süreç Takibi ve Kontrolü

Yapım işlerinde süreç takibi, daha geniş bir belge düzeni gerektirir. Çünkü; proje, mahal listesi, metraj, iş programı, yer teslimi, günlük kayıtlar, ataşmanlar, imalat ölçüleri, hakedişler, fiyat farkı, iş artışı, süre uzatımı, geçici kabul ve kesin kabul birlikte izlenir. Keza sahada yapılan imalatın proje ve şartnameyle uyumu düzenli kontrol edilmek zorundadır. Proje değişikliği, yeni birim fiyat, imalat miktarı artışı, gecikme nedeni veya hava koşulu gibi konular zamanında belgeye bağlanmazsa sonradan açıklanması güçleşir.

Yapım işlerinde hakediş ve kabul süreci birbirine bağlıdır. Eksik imalat, kusurlu iş, geçici kabul noksanı, kesin hesap ve teminat iadesi aynı dosyada izlenmelidir. Firmanın saha ekibi ile merkez yönetimi aynı verilere ulaşabilmelidir.

C. Süreç Takibi ve Kontrolü Neden İşin Uzmanlarınca Yapılmalıdır?

1. Her Alım Türünün Kuralı Farklıdır

Mal, hizmet ve yapım işleri aynı kanun sistemi içinde yer alsa da uygulama belgeleri, kontrol yöntemleri ve kabul işlemleri farklıdır. Bir mal alımındaki teslim belgesi ile yapım işindeki ataşman aynı anlamı taşımaz. Hizmet işindeki aylık faaliyet kaydı da yapım işindeki metraj yerine geçmez.

(Bkz: Ataşman Defteri: (https://www.kilichukuk.org/Sozluk/atasman-defteri-)

(Bkz: Metraj Listesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/metraj-listesi- )

2. Süreler ve Bildirimler Hak Kaybına Yol Açabilir

Teslim süresi, süre uzatımı, gecikme bildirimi, hakediş itirazı, muayene sonucu, kabul noksanı ve teminat iadesi gibi konularda zamanlama önemlidir. Süre kaçırıldığında iyi hazırlanmış bir açıklama dahi beklenen etkiyi göstermez.

3. Teknik, Mali, İdari ve Hukuki Bilgi Birlikte Gerekir

Süreç kontrolü yalnız teknik ekibin işi değildir. Aynı zamanda sözleşme okuma, hakediş hesabı, personel düzeni, tedarik takvimi, yazışma usulü ve ödeme planı bilgisi gerektirir. Dosya büyüdükçe bu alanları birlikte okuyabilen deneyimli bir çalışma düzeni daha önemli hale gelir.

4. Eksik Kayıt Sonradan Telafi Edilemeyebilir

İş bitince düzenlenen bir dosya, her zaman gerçek süreci göstermez. Asıl güven veren kayıt, olay gerçekleştiği anda düzenlenen belgedir. Bu nedenle teslim, kontrol, tutanak, fotoğraf, ölçüm, rapor ve yazışmalar günlük işleyişin parçası olmalıdır.

5. Danışmanlık ve Hukuki Temsil Ayrı Tutulmalıdır

Kılıç Kurumsal, ticari danışmanlık, kurumsal inceleme ve süreç takibi alanında çalışır. Dava takibi, vekâlet ve hukuki temsil ayrı mesleki yapı içinde değerlendirilir.

D. Yüklenici Firmalara Nasıl Yardımcı Oluyoruz?

1. Sözleşme ve İşin Türüne Göre Süreç Takip Planı Hazırlıyoruz

Önce işin niteliği ve sözleşmenin hangi aşamada bulunduğu belirlenir. Sözleşme, idari şartname, teknik şartname, genel şartname, tip sözleşme hükümleri, iş programı ve mevcut yazışmalar birlikte incelenir.

İşe başlama, teslim, ara kontrol, raporlama, hakediş, muayene, kabul, ödeme, garanti ve teminat iadesi gibi aşamalar için takip planı hazırlanabilir. Her aşamada hangi işlemlerin öncelikli olduğu ve hangi belgenin düzenleneceği açıkça gösterilir.

2. Belge ve Kayıt Uyumunu Kontrol Ediyoruz

Teslim belgeleri, tutanaklar, hakedişler, fiyat farkı çizelgeleri, hizmet raporları, ölçüm kayıtları, kabul belgeleri ve yazışmalar karşılaştırılır. Sözleşmede yer alan yükümlülük ile dosyada bulunan belge arasında uyum aranır.

3. Riskleri Yönetimin Dikkatine Sunuyoruz

Gecikme, eksik teslim, ayıplı ürün, hizmet kesintisi, proje değişikliği, yeni maliyet, cezalı uygulama, kabul noksanı, teminat ve ödeme riskleri ayrı listeye alınabilir. Böylece firma, hangi konunun ticari sonucu olabileceğini daha erken görür.

4. Sunulabilecek Somut Belgeleri Hazırlıyoruz

Çalışmanın kapsamına göre mal teslim takip çizelgesi, hizmet aylık kontrol listesi, yapım işi saha ve imalat takip çizelgesi, belge eksiklik listesi, süre ve kabul takvimi, risk değerlendirme notu, yönetim bilgilendirme notu ve kapanış hazırlık listesi hazırlanabilir.

5. Bilgi Kaynaklarına Doğru Yönlendirme Yapıyoruz

Kısa anlatım arayanlar video içeriklerine, ayrıntılı yayın arayanlar Kılıç Akademi yayınlarına, hukuki bilgi ve karar incelemesi arayanlar ise Kılıç Hukuk bilgi alanına yönlendirilebilir. Kılıç Kurumsal bu kaynakları tekrar etmez; firmanın ihtiyacına göre doğru yolu gösterir.

Video Kaynağı: https://ihale.tv/iletisim

Kitap Kaynağı: https://www.kilicakademi.com.tr/

Hukuki Bilgi Kaynağı: https://www.kilichukuk.org/iletisim

E. Bizden Nasıl Yardım Alabilirsiniz?

1. İşin Türünü ve Aşamasını Belirtin

Başvuruda işin mal, hizmet veya yapım işi olup olmadığı; sözleşmenin imzalanıp imzalanmadığı; işin hangi aşamada bulunduğu; teslim, hakediş, kabul veya ödeme sorunu yaşanıp yaşanmadığı kısa biçimde yazılmalıdır.

2. İlk Belgeleri Hazırlayın

Sözleşme, şartnameler, iş programı, teslim tutanakları, hizmet raporları, metraj veya ölçüm belgeleri, hakedişler, fiyat farkı çizelgeleri, muayene ve kabul belgeleri, ödeme kayıtları ve yazışmalar kapsam belirlendikten sonra paylaşılabilir.

3. Ön Değerlendirme ile Kapsamı Belirleyelim

İlk incelemeden sonra çalışmanın yalnız belge kontrolü mü, süreç takip planı mı, teslim ve kabul incelemesi mi, mali risk değerlendirmesi mi yoksa daha geniş bir sözleşme uygulama çalışması mı olacağı belirlenir. Teslim edilecek belgeler ve çalışma süresi yazılı hale getirilir.

4. Uygun Zamanlama, Hak Kaybını Önler

Süreç takibi, sorun çıktıktan sonra değil, iş yürürken kurulursa daha yararlı olur. Teslim gecikmeden, kabul yapılmadan, hakediş imzalanmadan veya teminat iadesi beklenmeden önce yapılan kontrol, firmanın hak kaybını önler.

5. İletişim

Başvurunuzu, sitemizin “İLETİŞİM” ana menüsünde yer alan “Kurumsal Hizmet Talebi” alt sayfasındaki formu doldurarak iletebilirsiniz.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. çalışmalarını Ankara merkezinden yürütür. Görüşmeler işin niteliğine göre yüz yüze veya çevrim içi yapılabilir.

İletişim Bilgileri: https://www.kilickurumsal.com.tr/iletisim

Eskişehir Yolu (Dumlupınar Bulvarı), Mustafa Kemal Mahallesi, 2079. Cadde, Via Green İş Merkezi, B Blok, Kat: 3/11, Çankaya / Ankara.

Telefon: +90 312 285 96 00.