Etik, Uyum ve Gizlilik

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal) için güven; bir işin nasıl alınıp, kabul edildiği, bilgilerin ne şekilde korunduğu, kararların hangi ölçülere göre verildiği ve tecrübenin kullanım şekliyle, doğrudan ilgilidir.

Bu sayfada yer alan kurallar; Kılıç Kurumsalın yönetimi, çalışanları, görevlendirilen uzmanları ve çalışma sırasında destek alınan kişileri kapsar. Her çalışma dürüstlük, tarafsızlık, ölçülülük ve gizlilik anlayışıyla yürütülür.

A. Etik Çalışma Anlayışımız

1. Dürüstlük ve Doğruluk

Bilgileri olduğundan farklı göstermeyiz. Yapamayacağımız bir işi yapabileceğimizi söylemeyiz. Bir konuda yeterli bilgi veya belge yoksa bunu açıkça bildiririz.

Sahte, yanıltıcı veya eksik bilgi hazırlanmasına yardım etmeyiz. Belgenin gerçeği yansıtmadığı anlaşılırsa çalışmayı durdurur ve durum ilgili kişiye bildirilir.

2. Tarafsız Karar Alma İlkesi

İnceleme ve görüşlerimizi kişisel yakınlığa, baskıya veya çıkar beklentisine göre oluşturmayız. Değerlendirmeyi ilgili belgeye, sözleşmeye ve uygulanması gereken kurala göre yaparız.

3. Eşit Yaklaşım İlkesi

Kamu alımlarıyla ilgili çalışmalarda eşitlik, açıklık ve adil yarışma ilkelerini gözetiriz. Hiçbir taraf için gizli üstünlük sağlamaya veya diğer tarafları yanıltmaya yönelik işlem yapmayız.

4. Saygılı İletişim Yaklaşımı

Kurumlar, şirketler, çalışanlar ve uzmanlarla açık ve saygılı bir dil kullanırız. Kişiyi küçülten, ayrım yapan veya baskı kuran davranışlara izin vermeyiz.

5. Mevzuata ve Kurallara Bağlılık

Her çalışma, geçerli mevzuat, ihale belgeleri, sözleşme hükümleri ve kurum/şirket içi yetki düzeni dikkate alınarak yürütülür. Kural dışı bir talep, işin hızlanacağı veya kazanç sağlayacağı düşüncesiyle kabul edilmez.

B. Gizli Bilgileri Nasıl Koruyoruz?

1. Bilmesi Gereken Kişi Kuralı

Bilgi ve belgeye yalnız o işte görevli kişiler ulaşabilir. Bilgi ve belgeler hiçbir şekilde, çalışma dışındaki kişilerle paylaşılmaz.

2. Güvenli Gönderim

Gizli veya önemli belgeler için uygun gönderim yöntemi belirlenir. Şifre, erişim izni veya ayrı gönderim gibi koruma yolları gerektiğinde kullanılır.

3. Fiziksel Belgelerin Korunması ve Saklanması

Basılı belgeler ve dosyalar yetkisiz kişilerin ulaşamayacağı şekilde muhafaza edilir. Belgeler, çalışma amacı ve yasal gereklilik devam ettiği sürece saklanır. Çalışma tamamlandığında hangi belgelerin teslim edileceği, hangilerinin saklanacağı ve hangilerinin silineceği belirlenir. Firmanın veya Kurumun talebi ile saklama süresi birlikte değerlendirilir.

C. Kişisel Verilerin Kullanımı

1. Yalnız Gerekli Bilgiyi Alma

İletişim, başvuru ve çalışma için gerekli olmayan kişisel bilgileri istemeyiz. Gereğinden fazla kimlik, sağlık, aile veya mali bilgi gönderilmemesini isteriz.

2. Belirli Amaçla Kullanma

Alınan kişisel veriler, hangi amaçla toplandıysa yalnız o amaç için kullanılır. Başka bir amaç ortaya çıkarsa ilgili kişiye gerekli bilgilendirme yapılır.

D. Sayısal Ortam ve Uzaktan Çalışma

1. Cihaz Güvenliği

Çalışma belgeleri, yetkisiz kişilerin kullanamayacağı cihazlarda tutulur. Ortak veya korumasız cihazlarda gizli dosya bırakılmaz.

2. Çevrim İçi Görüşmeler

Çevrim içi toplantıya yalnız davet edilen kişiler katılır. Toplantı kaydı alınacaksa katılımcılara önceden bilgi verilir.

3. Ekran ve Belge Paylaşımı

Ekran paylaşımı sırasında başka dosyaların görünmemesine dikkat edilir. Yanlış kişiye belge gönderildiği fark edilirse gecikmeden önlem alınır.

E. Uzmanlar ve Destek Alınan Kişiler

1. Aynı Kurallara Bağlılık

Çalışmaya katılan uzmanlar ve dışarıdan destek alınan kişiler de etik, çıkar çatışması ve gizlilik kurallarına uyar. Bu yükümlülük, görev başlamadan önce kendilerine bildirilir.

2. Sınırlı Erişim

Her kişiye yalnız yapacağı iş için gereken belge verilir. Görevi sona eren kişinin dosyalara erişimi kaldırılır.

3. Teslim ve Sorumluluk

Hazırlanan belge veya görüş, ilgili kişinin adı ve yaptığı iş ile birlikte kayıt altına alınır. Ortak çalışmalarda kimin hangi kısmı hazırladığı açıkça gösterilir.

F. Hizmet Alanlarının Ayrımı

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş., ticari danışmanlık ve kurumsal eğitim alanında çalışır. Avukatlık, dava takibi, vekâlet ve hukuki temsil bu şirketin faaliyeti değildir.

Bir talebin hukuki temsil veya dava süreci gerektirdiği anlaşılırsa, başvuru sahibine bu işin uzmanı hukukçularla yürütülmesi gerektiği açıklanır. Danışmanlık çalışması ile hukuki temsil aynı sözleşme ve aynı görev tanımı içinde karıştırılmaz.

G. Güvenli İletişimle Başlayın

İhale, sözleşme, eğitim veya inceleme talebinizi ilk aşamada kısa biçimde iletebilirsiniz. Gizli belge göndermeden önce belgenin türünü ve gizlilik düzeyini belirtmeniz yeterlidir.

Talep incelendikten sonra uygun iletişim yolu, bilgi paylaşma yöntemi ve çalışma sınırı açıklanır. Böylece süreç, daha ilk adımdan itibaren güvenli ve düzenli biçimde başlar.

İletişim Bilgileri: www.kilickurumsal.com.tr/iletisim