İhale ve Sözleşme Yönetimi

Kamu alımlarında başarı, sanıldığının aksine; ihalenin yapılması veya ihaleye teklif verilmesi veya sözleşmenin imzalamasıyla sınırlı değildir. Başarının sağlanması aynı zamanda; sözleşmenin sağlıklı bir şekilde tamamlanması ve umulan hedeflerin elde edilmesidir.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal), ihale öncesi hazırlıktan sözleşmenin tamamlanmasına kadar uzanan süreçte firmalara ve kurumlara destek verir. Amacımız, işlemlerin daha düzenli yürütülmesine, risklerin erken görülmesine ve kararların sağlam/güncel mevzuat bilgilerine dayanmasına katkı sağlamaktır.

A. İhale ve Sözleşme Yönetimi Nedir?

İhale ve sözleşme yönetimi; planlama, belge hazırlama, teklif verme/teklif değerlendirme, sözleşme imzalama, işin yürütülmesi, hakediş, teslim ve kabul işlemlerinin bir bütün olarak izlenmesidir.

İhale ve sözleşme yönetimi hizmeti; binlerce sayfadan oluşan mevzuat, ihale dokümanı, yazışma ve belgenin, doğru şekilde anlaşılması ve uygulamasının sağlanması anlamına gelir. Başka bir anlatımla; işin başlangıcından tamamlanmasına kadar görevleri, süreleri, belgeleri ve karar unsurlarını birlikte ele alan kurumsal bir çalışma düzenidir.

B. İhale ve Sözleşme Yönetimi Kimler İçin Uygundur?

1. İhaleye Katılan Firmalar

Kılıç Kurumsal; mal/ürün tedarik eden, hizmet sunan veya yapım işi üstlenen firmaların ihale belgelerini doğru okumasına ve teklif hazırlığını düzenli yürütmesine destek olur. Yeterlik belgeleri, süreler, teminatlar ve teklif ekleri birlikte kontrol eder. Mevzuata uygun harekat tarzını belirleyerek istekli firmaya bunları açıklar.

2. Sözleşme İmzalayan Yükleniciler

Kılıç Kurumsal; sözleşmenin başlaması, iş programı, teslimler, yazışmalar, hakedişler, fiyat farkı, süre değişiklikleri ve kabul işlemlerini izler. Yüklenicilerin hak kaybına yol açabilecek eksik işlemler, uygulamalar veya kayıtların, erken görülmesini amaçlar. Mevzuata uygun harekat tarzını belirleyerek yükleniciye sunar.

3. Kamu İdareleri ve Belediye Şirketleri

Kılıç Kurumsal; ihale hazırlığı, belge düzeni, görev dağılımı, sözleşme uygulaması ve kayıt işlemlerini geliştirmek isteyen idareler için gerekli yol haritasını çizer. Ortaya çıkabilecek riskleri engellemek ve kamu zararını gidermek amacıyla çalışır. Bu çalışmayı, kurumun yetki düzenine ve alımın türüne göre hazırlar.

4. İhale Birimi ve Teklif Ekipleri

Kılıç Kurumsal; ihale birimleri, teklif hazırlayan kişiler, teknik ekipler, mali işler ve yöneticiler için ortak çalışma düzeni kurar. Kimin hangi belgeyi hazırlayacağı ve son kontrolü kimin yapacağını belirler. Uygulamada hata yapma oranını en alt düzeye indirmek için gerekli eğitim ve uygulama anlatımı sağlar. Başarı oranını artırmak için projeler hazırlar.

5. Uluslararası, NATO ve Savunma Sanayi Alımları

Kılıç Kurumsal; yurt dışı ihaleler ile NATO, savunma ve güvenlik alımlarında; belge, yeterlik, süreç, gizlilik ve tedarik şartlarını birlikte inceler. Çalışma, ilgili alım yöntemi ve özel sözleşme şartlarına göre proje hazırlar. Mevzuata uygun harekât tarzını belirleyerek ilgilisine sunar.

C. İhale Öncesinde Ne Yapıyoruz?

1. İhtiyacın ve İşin Kapsamının Belirlenmesi Süre Planlaması

Alımın amacı, konusu, miktarı, süresi ve beklenen sonucu açıklığa kavuşturulur. İşin gereğinden geniş veya dar tanımlanmasının önüne geçilmesi amaçlanır.

İhaleye hazırlık, ilan, teklif, değerlendirme, sözleşme ve işe başlama aşamaları için süre çizelgesi hazırlanır. Gecikme ihtimali bulunan işler önceden gösterilir.

2. Görevlerin Dağıtılması ve Belge Hazırlığı

Teknik, idari ve mali belgeleri hazırlayacak kişiler belirlenir. İnceleme, onay ve teslim görevleri birbirinden ayrılır.

İşin niteliğine göre teknik ihtiyaçlar, yaklaşık maliyet veya fiyat araştırması, yeterlik şartları ve sözleşme hükümleri birlikte değerlendirilir. Rekabeti gereksiz biçimde azaltabilecek şartlar erken aşamada görülmeye çalışılır.

D. İhale Belgelerini Nasıl İnceliyoruz?

1. İlan ve İdari Belgelerin İncelenmesi

İlan, idari şartname, sözleşme tasarısı ve standart formlar birlikte okunur. Tarih, süre, yeterlik, teminat ve belge şartları arasında çelişki olup olmadığı kontrol edilir. Rekabeti azaltan şartlar için şikâyet başvurusu hazırlıkları yapılır.

2. Teknik Şartlar

Teknik şartların açık, ölçülebilir ve işin amacıyla uyumlu olması aranır. Belirsiz, birbiriyle çelişen veya uygulamada sorun çıkarabilecek maddeler belirlenir. İdareye en uygun şekilde şikâyet başvurusu hazırlıkları yapılır.

3. Yeterlik Belgeleri

İş deneyimi, mali yeterlik, mesleki belgeler, kalite belgeleri, ortaklık ve imza bilgileri ayrı ayrı incelenir. Belgenin güncel, geçerli ve istenen biçimde sunulabilir olup olmadığı kontrol edilir.

4. Sözleşme Şartları

Teslim süresi, ödeme düzeni, fiyat farkı, ceza, teminat, kabul, süre uzatımı ve fesih hükümleri teklif verilmeden önce değerlendirilir. Firma açısından önemli mali ve işleyiş riskleri yönetime bildirilir.

E. Teklif Hazırlığında Ne Sağlıyoruz?

1. Belge, Yetki ve İmza Kontrol Listesi

Sunulması gereken belgeler tek listede toplanır. Her belgenin sorumlusu, hazırlanma tarihi ve son kontrol durumu gösterilir. Vergi ve SGK borçları, yasaklılık durumlarının kontrol listeleri hazırlanır. Uygun olmayan belgeler veya şirketin ihaleye katılımını engelleyen hususlar için bildirim yapılır.

Teklifi imzalayacak kişiler, vekâletler, ortaklık bilgileri ve elektronik kayıtlar karşılaştırılır. Yetki eksikliği nedeniyle teklifin değerlendirme dışı kalma riski azaltılır. İhaleye katılamayacak (4734 s. Kanun, m. 10 ve 11. kapsamında) olan kişiler belirlenir. Bu kişilerin ihaleye katılmasının önlenmesi sağlanır.

2. Maliyet, Teklif Fiyatı ve Aşırı Düşük Teklif Hazırlığı

Teklif maliyetini etkileyen işçilik, malzeme, araç, vergi, sigorta ve diğer giderler belirlenir. Fiyatın dayanağı ve hesaplama yöntemi kayıt altına alınır.

Aşırı düşük teklif açıklama istenme ihtimali bulunan maliyet unsurları teklif aşamasında düzenlenir. Fatura, fiyat teklifi, analiz, işçilik ve diğer dayanakların uygun biçimde hazırlanmasına destek olunur.

Teklif gönderilmeden önce belge, tarih, tutar, imza, teminat ve elektronik işlem, yasaklılık, SGK ve vergi borcu kontrolü yapılır. Son dakika değişikliklerinin yeni bir hata oluşturup oluşturmadığı yeniden incelenir.

F. Sözleşme İmzalanırken Ne Yapıyoruz?

Sözleşme imzalanması kapsamında mevzuatın firmalar ve kurumlara yüklediği önemli yükümlülükler bulunmaktadır. Bu süreçte Kılıç Kurumsal Şirketi olarak; kesin teminat, vergi ve sosyal güvenlik belgeleri, yetki belgeleri, sigorta ve diğer sözleşme evrakı takip edilir. Belge süreleri ile sözleşmeye davet süresi birlikte izlenir.

İşin tarafları, sorumluları, iletişim kişileri, teslim takvimi ve kayıt yöntemi başlangıçta belirlenir. İlk günden itibaren ortak bir çalışma düzeni kurulması amaçlanır.

İş programı, yer teslimi, işe başlama, personel, araç, malzeme ve diğer başlangıç belgeleri sözleşme şartlarına göre düzenlenir. Gecikme veya eksik belge ihtimali önceden bildirilir.

G. Sözleşme Uygulamasını Nasıl İzliyoruz?

1. Süre, Teslim ve Belge Takip Programı Hazırlanması

Sözleşmenin ana omurgasını oluşturan tarihler, ara teslimler ve bildirim süreleri takip çizelgesine işlenir. Bu tarihlerde oluşması muhtemel sapmalar kapsamında gerekli yazışmalar yapılır. İdareden kaynaklanan gecikmeler nedeniyle oluşan ceza uygulamaları için yazışma taslağı hazırlanır.

Talimat, bildirim, itiraz, teslim ve toplantı kayıtları düzenli tutulması sağlanır. Sözlü görüşmelerin gerekli bölümleri yazılı hale getirilmesi hususunda bilgilendirme yapılır.

2. Hakediş, Fiyat Farkı ve Ödemelerin İncelenmesi

Gerçekleştirilen iş, ölçüm, teslim ve ödeme belgeleri karşılaştırılır. Hakedişin dayanakları, kesintiler ve ödeme süreleri kontrol edilir. Eksik ödeme veya haksız ceza kesintileri için gerekli yazışmalar koordine edilir.

Ayrıca sözleşmede fiyat farkı öngörülmüşse uygulanacak esaslar ve hesaplama dönemi kontrol edilir. Hesap farklılıkları belge ve çizelge üzerinden gösterilir. Eksik ödeme veya haksız kesintiler için gerekli yazışmalar planlanır.

3. İş Artışı/Eksilişi, Süre Uzatımı ve Gecikmeler

İşin kapsamındaki değişikliklerin sözleşmeye, yetkiye ve sınırlara uygun olup olmadığı incelenir. Değişikliğin süreye, bedele ve teslimlere etkisi yazılı hale getirilir.

Gecikmenin nedeni, bildirimin tarihi ve sözleşmedeki şartlar birlikte değerlendirilir. Süre uzatımı talebinin gerekli belgelerle ve zamanında hazırlanmasına destek olunur.

4. Ceza ve Kesintiler

Gecikme, eksik iş veya sözleşmeye aykırılık nedeniyle uygulanabilecek ceza ve kesintilerin dayanağı incelenir. Hesaplama ve bildirim işlemlerinin kayıtlı biçimde yürütülmesi sağlanır. Haksız ceza kesintileri için gerekli yazışmalar hazırlanır.

H. Muayene ve Kabul ile Sözleşmenin Tamamlanması

Teslim şartları, muayene ölçütleri, tutanaklar ve kabul belgeleri kontrol edilir. Eksik veya kusurlu işlerin nasıl kayıt altına alınacağı belirlenir.

Kabul başvurusu, inceleme, eksik işler ve düzeltme süreleri incelenir. Kabul tutanaklarının sözleşme ve gerçekleşen iş ile uyumlu olması sağlanır.

Son hakediş, kesin hesap, kesintiler ve teminat iadesi için gerekli belgeler kontrol edilir. Açık kalan mali veya idari hususlarda gerekli yazışmaların yapılması sağlanır.

I. Çalışma Biçimleri

1. Tek Dosya İncelemesi

Belirli bir ihale belgesi, teklif dosyası, sözleşme, hakediş veya kabul işlemi için yapılır.

2. İhale Süreli Destek

İlan veya doküman incelemesinden teklifin verilmesine ya da sözleşmenin imzalanmasına kadar devam eder.

3. Sözleşme Süreli Destek

İşin başlamasından teslim, kabul ve sözleşmenin sona ermesi aşamasına kadar belirli süreyle yürütülür.

4. Dönemsel Destek

Çok sayıda ihale veya sözleşme yöneten firma veya kurumlar için düzenli toplantı, inceleme ve raporlama yapılır.

5. Özel Bilgi Aktarımı

Çalışma sırasında görülen ihtiyaçlara göre ekip bilgilendirmesi, örnek dosya incelemesi veya uygulamalı eğitim yapılabilir.

J. Hizmet Sınırlarımız

Kamu idaresi ile ihaleye katılan veya sözleşme imzalayan firmanın görevleri aynı değildir. Bu nedenle çalışma kapsamı, başvuran tarafın sorumluluklarına göre ayrı hazırlanır.

Aynı ihale veya sözleşmede karşılıklı çıkarı bulunan taraflara aynı çalışma kapsamında hizmet verilmez. Tarafsızlığı etkileyebilecek bir durum görülürse çalışma başlamadan önce ilgili tarafa bildirilir.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş., ihale ve sözleşme yönetimi, kurumsal inceleme, eğitim ve raporlama alanlarında çalışır. Avukatlık, dava takibi, vekâlet ve hukuki temsil bu hizmetin kapsamında değildir. Bir konuda hukuki temsil, dava veya başvuru hizmeti gerektiği anlaşılırsa, bu ihtiyacın ayrı mesleki yapı içinde değerlendirilmesi gerektiği açıklanır.

Hiçbir çalışma için ihalenin kazanılacağı, sözleşme bedelinin eksiksiz alınacağı veya uyuşmazlığın belirli biçimde sonuçlanacağı garantisi verilmez. Hizmetin amacı, doğru hazırlık yapmak, işlemleri kayıt altına almak ve karar kalitesini güçlendirmektir.

K. İhtiyacınızı Hangi Aşamada Olduğunu Belirterek İletin

İhale hazırlığı, teklif, sözleşme, hakediş, fiyat farkı, teslim, kabul veya uluslararası alım ihtiyacınızı kısaca belirtin. Başvurunuzu, sitemizin “İLETİŞİM” ana menüsünde yer alan “Kurumsal Hizmet Talebi” alt sayfasındaki formu doldurarak iletebilirsiniz. Talebiniz incelendikten sonra çalışma kapsamı, süre, görevlendirilecek kişiler ve teslim edilecek belgeler açıkça belirlenir.

İletişim Bilgileri: https://www.kilickurumsal.com.tr/iletisim