Aşırı Düşük Teklif Açıklama

Kamu ihalelerinde bazı teklifler, sınır değerin altında bulunarak veya diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre düşük görülebilir. Bu durumda idare, teklifi doğrudan reddetmeden önce istekliden açıklama isteyebilir. Açıklama; fiyatın nasıl oluştuğunu, hangi belgeye dayandığını ve işin sözleşme şartlarına uygun şekilde yapılabileceğini göstermelidir.

Aşırı düşük teklif açıklaması, yalnız bir yazı hazırlamak değildir. Sorgulama yazısı, ihale dokümanı, maliyet hesapları, teknik şartname, teslim şartları, işçilik, malzeme, makine, nakliye ve diğer giderler birlikte incelenir. Eksik, çelişkili veya geç sunulan açıklama, firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilir.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal), aşırı düşük teklif açıklaması sürecinde firmaların dosyasını belge, hesap ve süre yönünden ele alır. Çalışma, teklifin kendi içinde tutarlı ve anlaşılır biçimde açıklanmasına yöneliktir.

Bkz: Kılıç İhale Sözlüğü | Kamu İhalelerinde Aşırı Düşük Tekliflerin Belirlenmesi, Sorgulanması ve Açıklanması

A. Aşırı Düşük Teklif Ne Demektir?

Aşırı düşük teklif; ihale komisyonunca, diğer teklifler veya idarenin yaklaşık maliyeti dikkate alınarak hesaplanan sınır değerin altında kalan tekliftir. Bu durum, her zaman teklifin hatalı olduğu anlamına gelmez. Ancak teklifin gerçekçi, uygulanabilir ve belgeye dayalı olup olmadığının açıklanması gerekir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi tekliflerin değerlendirilmesine, 38’inci maddesi ise aşırı düşük tekliflerin açıklanmasına ilişkindir. 5’inci maddede yer alan saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik ve ihtiyaçların uygun şartlarla karşılanması ilkeleri de bu sürecin temelini oluşturur.

Firma açısından asıl sorun, düşük fiyatın tek başına savunulması değildir. Önemli olan; fiyatı oluşturan ana giderlerin, idarenin istediği bileşenlere göre ve süresi içinde açıklanmasıdır. Bu nedenle sorgulama yazısı, ihale dokümanı ve teklif maliyeti aynı anda okunmalıdır.

Bkz: ihale.tv – İdare tarafından aşırı düşük teklif isteme aşaması

B. Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Ne Şekilde Yapılır?

Açıklama süreci, mal alımı, hizmet alımı ve yapım işi ihalelerinde farklı ayrıntılar içerir. Ancak bütün ihalelerde ortak olan temel yol bellidir: Sorgulama yazısı okunur, istenen bileşenler ayrılır, her bileşen için belge ve hesap düzeni kurulur, açıklama metni ile ekler birbirine bağlanır.

1. Bütün İhalelerde Ortak Hazırlık

• İlk olarak sorgulama yazısında hangi maliyet bileşenlerinin istendiği belirlenir.
• İhale dokümanı, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve teslim şartları birlikte incelenir.
• Teklif bedelini oluşturan giderler ayrı kalemlere ayrılır.
• Her gider için belge, hesap cetveli ve kısa açıklama hazırlanır.
• Belge tarihleri, tutarlar, miktarlar, birimler ve teknik şartlar arasında uyum aranır.
• Açıklama süresi, imza yetkisi, EKAP yükleme düzeni ve eklerin okunabilirliği kontrol edilir.

2. Mal Alımı İhalelerinde Açıklama

Mal alımlarında açıklama, ürünün tedarik edilebilirliği ve teklif edilen fiyatın dayanakları üzerine kurulur. Malın cinsi, teknik özellikleri, marka veya model bilgisi, teslim yeri, nakliye, montaj, garanti, ambalaj ve diğer giderler birlikte değerlendirilir.

Tedarikçi teklifleri, satış belgeleri, stok bilgisi, ürün açıklamaları ve teknik şartname uyumu açık gösterilmelidir. Firma, teklif ettiği bedelle malı sözleşme şartlarına uygun biçimde teslim edebileceğini anlaşılır şekilde ortaya koymalıdır.

3. Hizmet Alımı İhalelerinde Açıklama

Hizmet alımlarında işçilik, ekipman, malzeme, yol, yemek, sigorta, kiralama, bakım, yönetim gideri ve benzeri kalemler önem kazanır. Personel çalıştırılmasına dayalı işlerde işçilik hesabı, çalışılacak süre ve ihale dokümanındaki düzenlemeler dikkatle incelenmelidir.

Hizmetin niteliğine göre araç, makine, sarf malzemesi, eğitim, kıyafet, güvenlik, sağlık, temizlik veya benzeri giderler ayrıca ele alınabilir. Her kalemin, teklif toplamı içindeki yeri anlaşılır olmalıdır.

4. Yapım İşi İhalelerinde Açıklama

Yapım işlerinde açıklama; iş kalemleri, analiz girdileri, metraj, malzeme, işçilik, makine, nakliye ve iş programı ilişkisi üzerinden kurulur. Sadece toplam fiyatın düşük olmadığını söylemek yeterli değildir. İşin hangi girdilerle ve hangi hesapla yapılacağı gösterilmelidir.

Projeler, birim fiyat tarifleri, analizler ve teknik şartlar arasında bağlantı kurulmalıdır. Özellikle yüksek tutarlı iş kalemleri, özel imalatlar, nakliye mesafeleri, makine kullanımı ve işçilik süreleri açık biçimde hesaplanmalıdır.

Bkz: ihale.tv – EKAP üzerinden aşırı düşük teklif açıklaması nasıl yapılır? | Kılıç Akademi – aşırı düşük teklif kitabı

C. Firmalara Nasıl Yardımcı Oluyoruz?

Aşırı düşük teklif açıklamasında amaç; sorgulama yazısına uygun, anlaşılır, denetlenebilir ve tutarlı bir açıklama düzeni kurmaktır. Kılıç Kurumsal bu süreci dosya ve hesap temelli yürütür.

1. Sorgulama Yazısı ve İhale Dokümanı İncelenir

Önce idarenin hangi bileşenleri sorduğu belirlenir. Sorgulama yazısı açık değilse, bunun açıklama üzerindeki etkisi ayrıca değerlendirilir. İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve birim fiyat tarifleri birlikte okunur.

2. Açıklama Planı ve Belge Listesi Çıkarılır

Mal, hizmet veya yapım işinin türüne göre belge listesi hazırlanır. Hangi gider için hangi belgenin kullanılacağı belirlenir. Eksik belge, çelişkili fiyat, uyumsuz teknik açıklama ve süre sorunu varsa baştan gösterilir.

3. Hesap Çizelgesi ve Açıklama Metni Hazırlanır

Fiyatı oluşturan kalemler çizelgeye bağlanır. Miktar, birim fiyat, toplam tutar ve dayanak belge aynı düzen içinde gösterilir. Açıklama metni, bu çizelge ve belgelerle uyumlu olarak yazılır.

4. Son Kontrol ve Sunum Düzeni Yapılır

Açıklamanın süresinde, doğru kişi tarafından ve doğru şekilde sunulması için son kontrol yapılır. EKAP üzerinden gönderilecek belgelerin adı, sırası, okunabilirliği ve imza durumu kontrol edilir.

5. Çalışma Sonunda Hazırlanabilecek Çıktılar

Çıktı

Kısa Açıklama

Açıklama Planı

Sorgulama yazısına göre gider kalemleri ve belge düzeni.

Hesap Çizelgesi

Fiyatı oluşturan miktar, birim fiyat ve toplam tutar hesabı.

Belge Kontrol Listesi

Eksik, çelişkili veya riskli belgelerin gösterilmesi.

Açıklama Metni

İdareye sunulacak metnin anlaşılır ve düzenli hale getirilmesi.

Son Kontrol Notu

Süre, imza, EKAP, belge adı ve ek düzeninin kontrolü.

D. Bizden Nasıl Yardım Alabilirsiniz?

Aşırı düşük teklif sorgulaması alan firma, sürenin kısa olduğunu bilerek hareket etmelidir. İlk başvuruda dosyanın tamamını uzun uzun anlatmak zorunda değildir. Ancak işin hangi aşamada olduğu ve son günün ne zaman dolacağı açık yazılmalıdır.

1. İlk Başvuruda Paylaşılması Yararlı Bilgiler

• İhale adı, idare adı ve ihale kayıt numarası.
• Aşırı düşük teklif sorgulama yazısı ve tebliğ tarihi.
• EKAP’da bulunmaması halinde (İlansız pazarlık ihaleleri vb.) İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve birim fiyat cetveli.
• Firmanın teklif bedeli ve varsa maliyet çalışması.

2. Çalışma Kapsamı Yazılı Belirlenir

Talep alındıktan sonra konu, süre ve belge durumu incelenir. Çalışmanın kapsamı, teslim edilecek belge türü, süre ve fiyat teklifi yazılı olarak bildirilir. Böylece firma, hangi hizmeti aldığını ve hangi çıktıyı bekleyeceğini baştan görür.

3. Hukuki Süreç Ayrımı Korunur

Bu sayfa, Kılıç Kurumsalın kurumsal danışmanlık ve dosya inceleme hizmeti içindir. Dava, vekâlet veya hukuki temsil gerektiren konularda ayrı mesleki yapı ve ilgili bilgi alanı dikkate alınır.

Başvuru için: Kılıç Kurumsal – Kurumsal Hizmet Talebi | Bilgi için: Kılıç Hukuk | Video için: ihale.tv | Kitap için: Kılıç Akademi

Kısa Not

Aşırı düşük teklif açıklaması, firmanın teklifini savunması kadar, dosyasını düzenli ve anlaşılır hale getirmesiyle de ilgilidir. Zamanında yapılan doğru ön inceleme, sonradan yaşanabilecek hak kayıplarını azaltabilir.