Özü
Yapay zekâ, ihaleli işler yapan firmalar için ihale dokümanını hızlı okuma, kontrol listesi hazırlama, tablo çıkarma ve iç eğitim materyali üretme bakımından yararlı bir yardımcı araçtır. Ancak ihale ve sözleşme sürecinde sonuç doğuran işlem yalnız metin üretmekten ibaret değildir: Belge, süre, EKAP beyanı, teminat ve yazışma birbirine bağlıdır. Bu nedenle yapay zekânın firmaya yararı; nerede kullanılacağının, hangi veriyle besleneceğinin, çıktıyı kimin kontrol edeceğinin ve kararı kimin vereceğinin önceden yazılmasına bağlıdır.
Bu yazı yapay zekânın ihale birimindeki iş akışını ve kontrol noktalarını ele alır. Yapay zekâ çıktısına dayanılarak yapılan işlemlerin hukuki riskleri ayrı bir konudur ve bu yazının kapsamında değildir.
1. Yapay zekâ ve üretken yapay zekâ
OECD'nin benimsediği güncel tanıma göre yapay zekâ sistemi; açık veya örtülü amaçlar için aldığı girdilerden tahmin, içerik, öneri ya da karar gibi çıktıları nasıl üreteceğini çıkaran makine temelli bir sistemdir. Üretken yapay zekâ ise doğal dilde verilen komutlardan metin, tablo, özet ve taslak üretebilen sistemlerdir.
İş akışı bakımından belirleyici nokta şudur: Yapay zekâ metin üretir, belgeyi özetler ve yön gösterir; ama işlemin sorumluluğunu üstlenmez. Çıktısı bir uzman raporunun, imzalı bir görüşün ya da şirket içi yetkili kararının yerine geçmez. Bu ayrım iş akışına yazılmadığında yapay zekâ yardımcı araç olmaktan çıkar ve kimsenin onaylamadığı kararların kaynağına dönüşür.
2. Yapay zekânın yardımcı olabileceği işler
- Doküman özeti: Çok sayfalı ilan, idari ve teknik şartname ile sözleşme tasarısının başlıklar hâlinde özetlenmesi.
- Tabloya dökme: Teknik şartname maddelerinin; teslim süresi, garanti, ceza, fiyat farkı ve muayene-kabul hükümlerinin ayrı listelere ayrılması.
- İlk kontrol listesi: İdari şartnamedeki yeterlik belgelerinin, ekonomik ve mali yeterlik ölçütlerinin ve iş deneyimi şartlarının başlıklandırılması.
- Soru listesi: İhale öncesi toplantı için "Teknik şartname belirli bir markaya yöneliyor mu?", "Teslim süresi piyasa koşullarına uygun mu?", "İş deneyim belgesinin konusu ihale konusu işle örtüşüyor mu?", "Fiyat farkı uygulanacak mı?" gibi soruların ilk taslağı.
- İç bilgilendirme: Teklif ekibi, muhasebe, teknik ekip ve yönetim arasında ortak bir kontrol dili kurmaya yarayan kısa notlar ve eğitim materyali.
Bu çıktıların her biri bir başlangıç taslağıdır. Güncel mevzuat, somut ihale dokümanı ve konunun sorumlusu tarafından kontrol edilmeden kullanılmamalıdır.
3. Önerilen iş akışı
| Adım | Yapay zekânın rolü | İnsan kontrolü | Kayıt |
|---|---|---|---|
| 1. Dokümanın alınması | Yok | İhale birimi dokümanın ve zeyilnamelerin son sürümünü EKAP'tan indirir | Doküman listesi, indirme tarihi |
| 2. Veri ayrımı | Yok | Sisteme yüklenebilecek ve yüklenemeyecek veriler ayrılır (bkz. bölüm 4) | Yüklenen dosyaların listesi |
| 3. Özet ve tablolar | Özet, madde tablosu, ilk kontrol listesi | İhale birimi her maddeyi dokümandaki yerine (madde numarası, sayfa) bağlar | Kaynağa bağlanmış özet |
| 4. Uzmanlık kontrolü | Soru listesi taslağı | Teknik konular teknik ofiste, maliyet konuları finansta; hukuki değerlendirme gerektiren noktalar hukuk biriminde ya da avukatta | Kontrol eden kişi ve tarih |
| 5. Karar | Yok | Teklif verme kararı yetkili tarafından verilir | Karar notu ve gerekçesi |
| 6. EKAP işlemleri | Yalnız kontrol listesi | E-imza yetkilisi beyanı ve belgeleri kendi ekranında kontrol ederek gönderir | İşlem tarihi, yetkili |
| 7. Arşiv | Dosya özetinin düzenlenmesi | Birim dosyayı ve kontrol kayıtlarını saklar | Kurumsal hafıza kaydı |
Akışın iki kuralı vardır. Birincisi, yapay zekânın ürettiği her bilgi dokümandaki ya da mevzuattaki kaynağına geri bağlanmadan kullanılmaz; kaynağı bulunamayan bilgi silinir. İkincisi, sonuç doğuran işlemler (EKAP beyanı, teklif gönderimi, açıklama, başvuru, sözleşme yazışması) yapay zekâya bırakılmaz; bu işlemleri yetkili kişi yapar.
4. Veri güvenliği ve ticari sır
Sık yapılan hatalardan biri, ihale dokümanıyla birlikte teklif cetvelini, fiyat analizlerini, tedarikçi tekliflerini, personel listelerini, bordro verilerini, SGK ve vergi belgelerini, iş deneyim belgelerini, sözleşme taslaklarını ve idareyle yazışmaları herkese açık yapay zekâ hizmetlerine yüklemektir.
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun Kasım 2025'te yayımladığı Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi, bu sistemler aracılığıyla yapılan kişisel veri işlemenin 6698 sayılı Kanun kapsamında değerlendirilmesi gerektiğini ve çıktıların insan tarafından doğrulanmasının önemini vurgular. Fiyat analizi, tedarik zinciri, iskonto oranı, işçilik maliyeti, teknik çözüm, iş programı ve alt yüklenici bilgisi ise ticari sır niteliğinde olabilir; kontrolsüz paylaşım teklif stratejisinin açığa çıkmasına yol açabilir.
Firma içi kural önerisi:
- Herkese açık hizmetlere yalnız kamuya açık doküman (ilan, şartname, sözleşme tasarısı) yüklenir.
- Teklif fiyatı, maliyet analizi, tedarikçi teklifi ve kişisel veri içeren belgeler yalnız veri işleme koşulları bilinen ve firmaca onaylanmış kurumsal hesaplarda, gerekiyorsa anonimleştirilerek kullanılır.
- Hangi aracın hangi veriyle kullanılabileceği yazılı bir listede tutulur ve bilgi işlem birimiyle birlikte güncellenir.
5. Sorumluluk zinciri ve kayıt
Yapay zekâ cevabına dayanılarak işlem yapıldığında firma içinde sorumluluk zinciri belirsizleşebilir: Hangi belge yüklendi, sistem hangi veriyle cevap verdi, cevabı kim kontrol etti, kararı kim aldı, nihai belgeyi kim imzaladı? Bu sorular çoğu zaman kayda geçmez.
ABD Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsünün (NIST) Yapay Zekâ Risk Yönetimi Çerçevesi, yapay zekâ risklerinin kurumlarca belirlenip yönetilmesi için bir yapı sunar. İhale birimi için bunun karşılığı basittir: Her dosyada yapay zekânın hangi adımda kullanıldığı, çıktıyı kimin hangi tarihte kontrol ettiği ve kararı kimin verdiği kaydedilir. "Yapay zekâ böyle söyledi" açıklaması, ihale dışı kalma ya da teminat kaybı karşısında firmayı korumaz.
6. Yazışma ve belge düzeni
İhale ve sözleşme süreçlerinde bir talebi süresinde ve doğru belgeyle ortaya koymak gerekir. Süre uzatımı talebi, idareden kaynaklı gecikme, mücbir sebep, eksik hakediş, fiyat farkı talebi, muayene-kabul sorunları ve fesih süreci yazılı belgeye dayanır. Yapay zekâ bir yazı taslağı hazırlayabilir; ama hangi tutanağın tutulacağını, hangi yazının hangi tarihte gönderileceğini, KEP, EKAP ya da elden teslim bildiriminin nasıl belgeleneceğini kendiliğinden takip edemez. Bu takip, iş akışında sorumlusu belli bir süre ve yazışma çizelgesiyle yapılmalıdır.
7. Yapay zekâya bırakılmaması gereken noktalar
Aşağıdaki konularda yapay zekâ ancak kontrol listesi hazırlayabilir; değerlendirmeyi insan yapar:
- güncel mevzuatın ve değişikliklerin uygulanması,
- süre hesabı ve başvuru yolunun belirlenmesi,
- Kurul ve mahkeme kararlarına atıf (her karar numarası resmî kaynaktan ayrıca doğrulanmalıdır),
- aşırı düşük teklif açıklaması ve dayanak belgeleri,
- yeterlik belgeleri ve iş deneyiminin değerlendirilmesi,
- sözleşme hükümlerinin yorumu, teminat ve yasaklama riskleri.
Bu konuların hukuki değerlendirmesi avukatlık hizmetidir.
Sonuç
Yapay zekâ ihale ve sözleşme süreçlerinden dışlanması gereken bir araç değildir; doğru yerde kullanıldığında hız, düzen ve ön farkındalık sağlar. Yararın kalıcı olması için iş akışında üç şey yazılı olmalıdır: hangi verinin sisteme girebileceği, her çıktının kaynağa bağlanarak kim tarafından kontrol edileceği ve sonuç doğuran işlemi kimin yapacağı. Bu düzen kurulduğunda yapay zekâ ihale biriminin yerine geçmez; birimin dokümana ve takvime ayırabildiği zamanı artırır.
Kaynaklar
- OECD, AI Principles — yapay zekâ sistemi tanımı
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi (15 Soruda), Kasım 2025 (kvkk.gov.tr)
- NIST, AI Risk Management Framework
- Kamu İhale Kurumu, Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliğinin yürürlük tarihi hakkında duyuru
- Bu konunun hukuki risk incelemesi: Kılıç Hukuk, "Firmaların Kamu İhale ve Sözleşmelerinde Yapay Zekâ Kullanmasının Hukuki Riskleri", ilk yayın 22.06.2026
Bu yazı, 22.06.2026'da kilichukuk.org'da yayımlanan "Firmaların Kamu İhale ve Sözleşmelerinde Yapay Zekâ Kullanmalarının Faydaları ve Sakıncaları" yazısının iş akışına ilişkin bölümlerinden 14.10.2026'da hazırlanmıştır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve somut bir olay için hukuki görüş değildir. Hukuki değerlendirme, başvuru ve temsil avukatlık hizmetidir; Kılıç Kurumsal'ın hizmet kapsamında değildir.