Özel Sektör İçin Sözleşme Hazırlama

(Alt Yüklenici, Tedarikçi ve Personel Sözleşmelerinin Hazırlanması)

İhaleye katılacak isteklilerin veya sözleşme yapan yüklenicilerin; alt yüklenici, tedarikçi, çalıştırılacak araç veya personel sözleşmelerini hazırlıyoruz.

Bu ilişkilerin her biri farklı kurallara bağlıdır. İhale konusuna aykırı olarak alt yüklenici, tedarikçi ve personel sözleşmeleri; teslim, ödeme, işçilik, ceza, garanti ve kabul aşamalarında sorun çıkarabilir. Keza ana yapıyı oluşturan kamu sözleşmesindeki bir yükümlülük; alt sözleşmelere doğru aktarılmazsa, yüklenici idareye karşı sorumluluğunu yerine getiremez.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal); yüklenicilerin alt yüklenici, tedarikçi ve personel sözleşmelerini ana ihale dokümanı ile uyumlu kurmasına destek olur. Buradaki amaç; tarafların görevlerini baştan belirleyerek, uygulama sırasında çıkabilecek belirsizlikleri azaltmak ve gerekli alt sözleşmeleri hazırlamaktır.

A. Alt Yüklenici, Tedarikçi ve Personel Sözleşmeleri Ne Anlama Gelir?

1. Alt Yüklenici Sözleşmesi

Alt yüklenici; sözleşme konusu işin nev’i itibarıyla bir kısmını yüklenici ile yaptığı sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştiren gerçek veya tüzel kişilerdir. İhale dokümanında alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilen sözleşmelerde, yüklenici işin belirli bölümünü alt yüklenicilere yaptırabilir.

Alt yüklenici sözleşmesi, kamu sözleşmesindeki işin belirli bir bölümünün başka bir gerçek veya tüzel kişiye yaptırılmasını düzenler. Alt yüklenici, üstlendiği bölümü yükleniciyle yaptığı sözleşmeye göre yerine getirir.

İhale dokümanında alt yüklenici kullanımına izin verilip verilmediği önceden incelenmelidir. Gerekli hâllerde idarenin onayı alınmalıdır. İşin tamamı alt yükleniciye bırakılamaz. Alt yüklenici çalıştırılması, yüklenicinin idareye karşı sorumluluğunu sona erdirmez.

(Bkz: Alt Yüklenici: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/alt-yuklenici )

(Bkz: Alt Yüklenici Çalıştırılması (Hizmet Alımları) : https://www.kilichukuk.org/Sozluk/alt-yuklenici-calistirilmasi-hizmet-alimlari )

(Bkz: Alt Yüklenici Çalıştırılması (Yapım İşleri) : https://www.kilichukuk.org/Sozluk/alt-yuklenici-calistirilmasi-yapim-isleri )

2. Tedarikçi Sözleşmesi

Tedarikçi sözleşmesi; ihale konusu işin gerçekleştirilmesi için malzeme, ürün, makine, yedek parça veya başka bir girdinin satın alınmasını ve teslimini düzenler. Tedarikçinin temel görevi, sözleşmede tanımlanan ürünü istenen miktar, nitelik ve zamanda teslim etmektir.

Bir sözleşmeye yalnız 'tedarik sözleşmesi' adı verilmesi yeterli değildir. Tedarikçi sahada kendi personeliyle imalat, montaj veya işin bir bölümünü yapıyorsa, karşılıklı yükümlülüklerin gerçek niteliği ve miktarı da ayrıca belirlenir.

(Bkz: Tedarikçi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/tedarikci )

3. Personel Sözleşmesi

Personel sözleşmesi, yüklenici ile çalışan arasındaki iş ilişkisini düzenler. Çalışanın görevi, çalışma yeri, ücreti, çalışma süresi, izinleri ve diğer çalışma şartları bu sözleşmede gösterilir.

Personelin belirli bir kamu ihalesinde çalışacak olması, iş mevzuatındaki haklarını ortadan kaldırmaz. Keza sözleşme hükümleri; kanuni ücret, izin, çalışma süresi, iş sağlığı ve güvenliği ile fesih kurallarına aykırı olamaz.

B. Yüklenici Sözleşme Konusu İş Kapsamındaki Alt Yüklenici, Tedarikçi ve Personel Sözleşmelerini Nasıl Hazırlamalı?

1. Ana Sözleşme Tetkik Edilmelidir

Alt sözleşmeler hazırlanırken önce idare ile imzalanan ana sözleşme, idari şartname, teknik şartname, projeler, iş programı ve diğer ekler incelenmelidir. Alt sözleşmelerdeki süre, kalite, teslim ve kayıt hükümleri ana sözleşmeyle çelişmemelidir.

2. Karşılıklı Yükümlülükler Doğru Belirlenmelidir

İşin bir bölümünü sonuç olarak üstlenen firma alt yüklenici olabilir. Yalnız mal teslim eden firma tedarikçidir. Yüklenicinin emir ve yönetimi altında çalışan kişi ise personel olabilir. Bu kapsamda; ana sözleşmeye uygun yapılacak alt sözleşmelerin, karşılıklı yükümlülükleri detaylı olarak belirlemesi gerekir.

3. Yetki ve Onaylar Kontrol Edilmelidir

Sözleşmeyi imzalayan kişilerin yetkisi ve şirket bilgileri doğrulanmalıdır. Yasaklılık, yeterlik, bildirim, ücret, izin ve ruhsat şartları işin özelliğine göre hazırlanmalıdır. Alt yüklenici için ihale dokümanında öngörülen bildirim veya onay işlemleri tamamlanmalıdır.

C. Alt Yüklenici Sözleşmesi Nasıl Hazırlanmalı?

1. İş Bölümü Açıkça Tanımlanmalıdır

Alt yüklenicinin yapacağı imalat veya hizmet; iş kalemi, mahal, miktar, proje ve teknik özellik bakımından açık yazılmalıdır. Yüklenici ile alt yüklenici arasında sahipsiz kalan veya iki kez yapılacak iş bırakılmamalıdır.

2. Süreler Ana İş Programına Bağlanmalıdır

İşe başlama, ara teslim ve bitiş tarihleri ana iş programına uygun kurulmalıdır. Alt yüklenicinin gecikmesinin diğer işlere etkisi, gecikme bildirimi ve düzeltme süresi ayrıca gösterilmelidir.

3. Bedel ve Hakediş Düzeni Kurulmalıdır

Birim fiyat, götürü bedel veya başka bir ödeme yöntemi seçilebilir. Ölçüm şekli, hakediş dönemi, gerekli belgeler, avans, kesinti, vergi ve ödeme tarihi tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır.

4. Kalite ve Denetim Şartları Belirlenmelidir

Kullanılacak malzeme, deney, numune, kalite belgesi ve kontrol yöntemi gösterilmelidir. Yüklenicinin idareye karşı sorumlu olması, alt yüklenicinin kendi işinden doğan sorumluluğunu kaldırmamalıdır.

5. Teslim ve Kabul Aşamaları Ayrılmalıdır

Alt yüklenicinin işi yükleniciye teslim etmesi için iç kabul yöntemi hazırlanabilir. Ancak bu kabul, idarenin geçici veya kesin kabulü anlamına gelmez. İdarenin tespit ettiği eksik ve kusurların alt yükleniciye hangi şartlarla yansıtılacağı sözleşmede yer almalıdır.

6. Garanti ve Kusur Sorumluluğu Yazılmalıdır

Garanti süresi, onarım yöntemi, değiştirme süresi ve masrafların kime ait olduğu belirlenmelidir. Alt yüklenicinin sorumluluk süresi, ana sözleşmedeki kabul ve garanti takvimi dikkate alınarak düzenlenmelidir.

7. Personel ve İş Güvenliği Düzeni Açıklanmalıdır

Alt yüklenicinin çalıştıracağı kişilerin mesleki yeterliği, işe giriş belgeleri, koruyucu donanımı ve saha kuralları belirlenmelidir. İş sağlığı ve güvenliği görevleri, bildirim usulü ve koordinasyon düzeni yazılı hale getirilmelidir.

8. Değişiklik, Süre Uzatımı ve Fesih Kuralları Konulmalıdır

İşin kapsamı yalnız yetkili kişilerin yazılı onayıyla değiştirilmelidir. Ana sözleşmenin süresinin uzatılması, fesih edilmesi veya iş miktarının değişmesi hâlinde, alt sözleşmenin nasıl uygulanacağı önceden düzenlenmelidir.

D. Tedarikçi Sözleşmesi Nasıl Hazırlanmalı?

1. Ürün ve Belgeler Tam Olarak Tanımlanmalıdır

Ürünün adı, miktarı, teknik özelliği, üreticisi, varsa model veya parça numarası ile istenecek kalite belgeleri yazılmalıdır. Teklif, katalog, çizim ve veri sayfaları sözleşme eki yapılmalıdır.

Tedarikçi sözleşmesinin, yüklenicinin idareyle imzaladığı ana sözleşmede yer alan teknik şartlara uygun olması gözetilmelidir.

2. Teslim Takvimi Ana Sözleşmeye Uygun Olmalıdır

Tedarikçinin teslim tarihi; yüklenicinin idareye karşı üstlendiği teslim tarihinden önce belirlenmelidir. Üretim, taşıma, gümrük, montaj ve deneme için gereken süreler ayrı ayrı hesaba katılmalıdır. Gecikmelerden doğan sorumluluk açıkça belirtilmelidir.

3. Fiyat ve Giderler Ayrıştırılmalıdır

Bedelin sabit veya değişebilir olup olmadığı yazılmalıdır. Vergi, taşıma, sigorta, ambalaj, kur farkı, gümrük ve montaj giderlerinin hangi tarafa ait olduğu açıkça belirtilmelidir.

4. Risk ve Mülkiyetin Geçişi Belirlenmelidir

Ürünün hasar görmesi veya kaybolması hâlinde sorumluluğun ne zaman alıcıya geçeceği yazılmalıdır. Yurt dışı tedariklerde teslim kuralı ve gümrük yükümlülüğü ayrıca seçilmelidir.

5. Muayene ve Kabul, Ret ve Değiştirme Düzeni Kurulmalıdır

Ürünün nerede ve nasıl inceleneceği belirlenmelidir. Uygun olmayan ürünün reddi, yenisinin teslimi, test masrafları ve gecikmenin sonucu sözleşmede gösterilmelidir.

6. Ayıp, Garanti ve Teknik Destek Düzenlenmelidir

Açık veya sonradan ortaya çıkan kusurlar için bildirim ve giderim yöntemi yazılmalıdır. Garanti, bakım, yedek parça, eğitim ve teknik destek şartları ana kamu sözleşmesindeki yükümlülüklerle uyumlu olmalıdır.

7. İzlenebilirlik ve Gizlilik Korunmalıdır

Seri numarası, menşe, test raporu, uygunluk belgesi ve üretim kayıtları teslim dosyasına bağlanabilir. Savunma, güvenlik veya teknoloji işlerinde teknik bilgiye erişim, son kullanıcı şartı ve belge saklama düzeni ayrıca kurulmalıdır.

E. Personel Sözleşmeleri Nasıl Hazırlanmalı?

1. Sözleşme Türü İşin Gerçeğine Uygun Seçilmelidir

Belirsiz süreli, belirli süreli, tam süreli veya kısmi süreli çalışma seçenekleri işin niteliğine göre değerlendirilmelidir. Belirli süreli sözleşme kurulacaksa buna dayanak olan neden açıkça belirtilmelidir.

2. Görev ve Çalışma Yeri Açıklanmalıdır

Çalışanın unvanı, yapacağı işler, bağlı olduğu birim, işyeri ve gerektiğinde görev yapacağı proje alanı yazılmalıdır. Görev değişikliği yetkisi sınırsız ve belirsiz bırakılmamalıdır.

3. Ücret ve Ödeme Şartları Gösterilmelidir

Brüt ücret, ödeme günü ve ücretin hangi unsurlardan oluştuğu açıklanmalıdır. Yemek, yol, prim, harcırah ve benzeri ödemelerin şartları ayrı yazılmalıdır. Kanuni hakları kaldıran veya çalışanın ücretini belirsiz hâle getiren hükümler kullanılmamalıdır.

4. Çalışma Süresi ve Fazla Çalışma Düzenlenmelidir

Günlük ve haftalık çalışma düzeni, vardiya, ara dinlenmesi ve hafta tatili belirtilmelidir. Fazla çalışmanın hangi şartlarda yapılacağı ve karşılığının nasıl verileceği mevzuata uygun kurulmalıdır.

5. İzin, Rapor ve Devamsızlık Kuralları Yazılmalıdır

Yıllık izin, mazeret izni, sağlık raporu ve devamsızlık bildirim yöntemi açıklanmalıdır. Personelin kanundan doğan izinleri sözleşmeyle azaltılmamalıdır.

6. İş Sağlığı ve Güvenliği Hükümleri Konulmalıdır

Eğitim, sağlık gözetimi, koruyucu donanım, saha kuralları ve kaza bildirimi düzenlenmelidir. Çalışanın güvenlik kurallarına uyması gerektiği gibi, işverenin güvenli çalışma ortamı sağlama görevi de açıkça korunmalıdır.

7. Gizlilik, Kişisel Veri ve Şirket Varlıkları Düzenlenmelidir

Ticari sır, ihale belgesi, fiyat bilgisi, kişisel veri ve teknik dosyaların nasıl kullanılacağı belirtilmelidir. Bilgisayar, telefon, kimlik kartı, araç ve diğer şirket varlıklarının teslimi ve iadesi kayıt altına alınmalıdır.

8. Sona Erme ve Devir Teslim Açıklanmalıdır

Bildirim süreleri, haklı nedenler ve işten ayrılış işlemleri mevzuata uygun düzenlenmelidir. İşten ayrılan personelin dosya, şifre, belge ve devam eden işleri hangi yöntemle teslim edeceği belirlenmelidir.

F. Birbirine Bağlı Üç Sözleşme Nasıl Uyumlu Tutulur?

1. Ortak Terimler Tek Anlam Taşımalıdır

Ana sözleşmede kullanılan iş kalemi, teslim, kabul, kusur, gecikme ve gizlilik kavramları alt sözleşmelerde farklı anlamlara gelmemelidir.

2. Takvimler Birlikte Hazırlanmalıdır

Alt yüklenicinin imalatı, tedarikçinin teslimi ve personelin göreve başlama tarihi tek bir ana takvimde gösterilmelidir. Bir tarihteki gecikmenin diğer sözleşmelere etkisi önceden görülmelidir.

3. Bildirim Düzeni Ortaklaştırılmalıdır

Gecikme, kusur, değişiklik, iş kazası ve gizlilik ihlali gibi önemli olayların kime, hangi sürede ve hangi yazılı yöntemle bildirileceği belirlenmelidir. Önemli ticari bildirimler sonradan ispat edilebilir biçimde yapılmalıdır.

4. Sorumluluklar Birbirine Aktarılırken Ölçülü Olmalıdır

Yüklenicinin idareye karşı üstlendiği her yükümlülük, konu ayrımı yapılmadan başka tarafa yüklenmemelidir. Alt yükleniciye, tedarikçiye veya personele yalnız kendi işiyle ilgili ve uygulanabilir sorumluluk verilmelidir.

G. Hizmet Sonunda Sunulabilecek Belgeler

Kılıç Kurumsal tarafından, ihaleye katılacak firmaların idareyle yapacakları ana sözleşmeye bağlı olarak düzenleyebileceği bazı belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• Alt yüklenici sözleşmesi ve ekleri; iş kapsamı, iş programı, ödeme çizelgesi, kalite ve teslim belgeleriyle birlikte hazırlanabilir.
• Tedarikçi sözleşmesi ve teknik ekler; ürün listesi, teknik özellik, teslim planı, muayene şartı ve garanti belgeleri sözleşmeye eklenebilir.
• Personel sözleşmesi ve görev tanımı; çalışma şartları, görev açıklaması, gizlilik yükümlülüğü ve şirket varlıkları teslim formuyla birlikte düzenlenebilir.
• Ana sözleşme uyum çizelgesi; İdareye karşı yükümlülükler ile alt yüklenici, tedarikçi ve personel sözleşmelerindeki karşılıkları tek çizelgede gösterilir.
• Teslim, ödeme ve bildirim takvimi; önemli tarihler, sorumlular, gerekli belgeler ve bildirim süreleri bir arada sunulur.
• Belirsizlik ve önlem listesi; açıklığa kavuşturulması gereken hükümler ile gecikme, ödeme, işçilik, kalite ve kabul bakımından öncelikli konular sıralanır.

H. Hizmetin Sınırı

Kılıç Kurumsal; ihale ve ana sözleşme hükümlerinin alt sözleşmelere düzenli biçimde aktarılması, iş akışının kurulması ve kurumsal belge hazırlanması alanında danışmanlık sunar.

Dava takibi, vekâlet, hukuki temsil, işçi veya şirket adına uyuşmazlık yürütülmesi bu hizmetin kapsamında değildir. Böyle bir ihtiyaç doğarsa konunun ayrı mesleki yapı içinde değerlendirilmesi gerektiği açıklanır.

Hazırlanan taslaklar, işverenin yetkili birimleri tarafından işin güncel şartlarına göre incelenmeli ve onaylanmalıdır. Hiçbir çalışma, kamu ihalesinin kazanılacağı veya uyuşmazlık çıkmayacağı yönünde sonuç güvencesi vermez.

I. İhtiyacınızı Bize İletin

Başvurunuzu, sitemizin “İLETİŞİM” ana menüsünde yer alan “Kurumsal Hizmet Talebi” alt sayfasındaki formu doldurarak iletebilirsiniz. Başvurunuzda; ana kamu sözleşmesinin imzalanıp imzalanmadığını, alt yüklenici veya tedarikçinin seçilip seçilmediğini, personelin işe başlayıp başlamadığını ve mevcut bir taslak bulunup bulunmadığını belirtmeniz yeterlidir.

İşin türünü, teslim tarihini, hazırlanmasını istediğiniz sözleşmeleri ve öncelikli sorunları kısaca açıklayabilirsiniz. İlk değerlendirmeden sonra çalışma sınırı, teslim edilecek belgeler, süre ve görev alacak kişiler yazılı olarak belirlenir.

İletişim Bilgileri: https://www.kilickurumsal.com.tr/iletisim

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. çalışmalarını Ankara merkezinden yürütür. Görüşmeler işin niteliğine göre yüz yüze veya çevrim içi yapılabilir.

Telefon: +90 312 285 96 00.