Uygunluk ve Risk İncelemesi

Kamu ihale ve sözleşme süreçlerinde gözden kaçan en ufak bir eksiklik, önemli sonuçlara yol açabilir. Yanlış tarih, eksik belge, yetkisiz imza, uygun olmayan yeterlik şartı veya geç yapılan bildirim; teklifin değerlendirme dışı kalmasına, işin gecikmesine, ödeme sorunu yaşanmasına ya da hak kaybına neden olabilir.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal), firmaların ve kurumların ihale ile sözleşme işlemlerini uygunluk ve risk yönünden inceler. Amacımız öncelikli riskleri göstermek, düzeltilebilecek konuları açıklamak ve karar veren kişilere anlaşılır bir yol haritası sunmaktır.

A. Uygunluk ve Risk İncelemesi Nedir?

Uygunluk incelemesi; yapılan işlemlerin yürürlükteki mevzuata, ihale belgelerine, sözleşme hükümlerine, şirket veya kurum içi yetki düzenine uygun olup olmadığının değerlendirilmesidir.

Risk incelemesi ise henüz sorun çıkmamış olsa bile ileride teklif kaybına, gecikmeye, ek maliyete, ceza uygulanmasına, ödeme güçlüğüne veya kurumsal itibar kaybına yol açabilecek konuların önceden belirlenmesidir.

Uygunluk ve risk incelemesi sonunda, görülen konular önem sırasına konulur. Hangi işlemin hemen düzeltilmesi, hangi konunun izlenmesi ve hangi belgenin tamamlanması gerektiği açık biçimde gösterilir.

B. Uygunluk ve Risk İncelemesi Kimler İçin Yapılmalı?

1. İhaleye Katılan Firmalar

Mal, hizmet veya yapım işi ihalelerine teklif veren firmaların; yeterlik, teminat, imza, maliyet, elektronik kayıt ve teklif belgeleri, vergi ve SGK borcu, ihalelerden yasaklılık durumu, risk yönünden değerlendirilir. Amaç, teklif verilmeden önce giderilebilecek eksikleri görmektir.

2. Kamu İdareleri ve Belediye Şirketleri

İhale hazırlığı, görev dağılımı, belge düzeni, sözleşme uygulaması ve denetim izini güçlendirmek isteyen idareler için uygundur. İnceleme, alımın türü ile kurumun yetki ve onay düzenine göre yapılır.

Bu tür profesyonel inceleme; alım türüne ve özelliğine göre ihale ve muayene kabul komisyonlarının kurulması, ihale öncesinde alınması gereken resmî belgeler, ilan ve ihale dokümanında yer almaması gereken yeterlikler kapsamında önem arz eder.

3. İhale Birimleri ve Teklif Ekipleri

İhale birimi, teklif hazırlama ekibi, teknik birimler, mali işler ve yöneticiler arasındaki görev ve onay düzeni değerlendirilir. Belgenin kim tarafından hazırlanacağı, kimin kontrol edeceği ve kimin onaylayacağı açıklığa kavuşturulur.

İhaleye katılmadan önce, ihale şartları, önceki ihaleler ve idarenin ödeme durumu analiz edilir. Gerekli stratejiler belirlenir. İhaleye teklif verme kararı, yönetime sunulur.

4. Sözleşme İmzalayan Yükleniciler

İş yeri teslimi, iş programı, teslim şartları, yazışma, hakediş, fiyat farkı, süre uzatımı, ceza, muayene ve kabul işlemleri incelenir. Sözleşmenin uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek mali ve idari riskler önceden gösterilir. Benzer durumlarla ilgili yaşanmış olayların çözümleri ve mevzuat kapsamında durum analizi yapılır.

5. Uluslararası İhaleler, NATO ve Savunma Alımları

Yurt dışı ihaleleri ile NATO, savunma ve güvenlik alımlarında; gerekli güvenlik belgeleri, yeterlik şartları, gizlilik, teknik uygunluk, tedarik zinciri ve özel sözleşme koşulları incelenir. Her çalışma, ilgili alım sisteminin kurallarına göre ayrı hazırlanır.

6. Özel Uzmanlık Değerlendirmesi Talep Edenler

Belirli bir dosya, işlem, hesap veya karar hakkında bağımsız değerlendirme isteyen kurum ve şirketler için uygundur. İncelemenin konusu, dayanakları ve sınırları işin başında belirlenir. Hazırlanan özel uzmanlık mütalaası, ilgili kurum ve kuruluşlar için değerlendirme kriteri olarak kullanılabilir.

C. İnceleme Ne Zaman Yapılabilir?

1. İhale Hazırlığından Önce

İhtiyacın tanımı, alım yöntemi, teknik şartlar, yeterlik ölçütleri, yaklaşık maliyet veya fiyat araştırması ile ihale takvimi incelenir. Sonradan düzeltmesi güç olan hataların erken görülmesi amaçlanır.

2. Teklif Verilmeden Önce

İhale ilanı ve belgeleri ile firmanın yeterlik durumu karşılaştırılır. Eksik belge, süre, imza, teminat, maliyet, yasaklılık, vergi ve sosyal güvenlik borcu olup olmadığı, sigorta ve elektronik işlem riskleri teklif gönderilmeden önce belirlenir.

3. Tekliflerin Değerlendirilmesi Sırasında

Kamu idaresi bakımından değerlendirme düzeni; firma bakımından ise istenen açıklamalar, belge tamamlama işlemleri ve bildirim süreleri incelenir. Tarafların görevleri birbirinden ayrı değerlendirilir.

4. Sözleşme İmzalanmadan Önce

Kesin teminat, sözleşmeye davet, vergi ve sosyal güvenlik belgeleri, sigorta, yetki ve diğer sözleşme öncesi şartlar kontrol edilir. Sözleşmedeki mali ve işleyiş yükümlülükleri yönetime bildirilir.

5. Sözleşmenin Uygulanması Sırasında

Süre, teslim, yazışma, değişiklik, hakediş, fiyat farkı, ceza ve kabul işlemleri belirli aralıklarla incelenebilir. Yeni ortaya çıkan riskler kayıt altına alınır ve gerekli düzeltmeler gösterilir.

6. Önemli Bir Karar Alınmadan Önce

İş artışı, süre uzatımı, ceza, fesih, kabul, ödeme veya teminat konusunda karar alınmadan önce belge ve işlem düzeni incelenebilir. Yönetimin karar vermesini kolaylaştıracak kısa bir değerlendirme hazırlanır.

D. Hangi Konuları İnceliyoruz?

1. Uygulanacak Kurallar ve Alım Yöntemi

İşin hangi kanun, yönetmelik, özel usul, ihale belgesi veya sözleşme hükmüne göre yürütüleceği belirlenir. Yanlış usul, yöntem seçimi veya eksik dayanak bulunup bulunmadığı değerlendirilir.

2. Yetki, Görev ve İmza Düzeni

Hazırlama, inceleme, onay, imza ve teslim görevleri kontrol edilir. Yetkisiz işlem, eksik vekâlet, güncel olmayan temsil bilgisi veya görevlerin aynı kişide toplanması gibi riskler gösterilir.

3. İhale ve Teknik Belgeler

İlan, idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve standart formlar birlikte değerlendirilir. Belgeler arasındaki çelişkiler, belirsiz hükümler ve uygulamada sorun çıkarabilecek şartlar belirlenir. Sorunlu hususlarda; idareye ve akabinde Kamu İhale Kurumu'na yapılacak başvurular hazırlanır.

4. Rekabet ve Eşit Yaklaşım

Yeterlik ve teknik şartların işin gerekleriyle uygun olup olmadığı incelenir. Belirli bir firmayı gereksiz biçimde öne çıkarabilecek, katılımı daraltabilecek veya eşit değerlendirmeyi bozabilecek konular belirlenir. Sorunlu hususlarda; idareye ve akabinde Kamu İhale Kurumu'na yapılacak başvurular hazırlanır.

5. Yeterlik ve Teklif Belgeleri

İş deneyimi, mali yeterlik, mesleki belgeler, kalite belgeleri, ortaklık, imza, teminat ve elektronik kayıtlar kontrol edilir. Belgenin geçerlilik tarihi ve sunuluş biçimi ayrıca değerlendirilir.

6. Maliyet, Fiyat ve Hesaplar

Teklif maliyeti, yaklaşık maliyet, aşırı düşük teklif açıklaması, hakediş, fiyat farkı ve kesinti hesapları dayanaklarıyla birlikte incelenir. Hesaplama farkları ve belgesiz mali unsurlar ayrı listede gösterilir.

7. Elektronik İşlemler ve Süreler

EKAP kayıtları, elektronik imza, teklif gönderimi, bildirimler ve başvuru süreleri kontrol edilir. Sistemdeki kayıt ile şirket veya kurum belgeleri arasında fark bulunup bulunmadığı değerlendirilir.

8. Sözleşme Uygulaması

İşe başlama, iş programı, teslimler, değişiklikler, süre uzatımı, ceza, kabul, kesin hesap ve teminat işlemleri incelenir. Sözleşmeye aykırı veya yeterince kayıt altına alınmamış işlemler belirlenir.

9. Gizlilik ve Bilgi Güvenliği

Ticari bilgi, fiyat, teknik belge, kişisel veri ve gizlilik dereceli belgelerin kimlerle paylaşıldığı değerlendirilir. Gereksiz erişim, yanlış gönderim veya saklama riski varsa bildirilir.

10. Uluslararası ve Özel Alım Şartları

Yabancı dilde belgeler, ülke kayıtları, ortak girişim şartları, gizlilik yükümlülükleri, teknik yeterlik ve tedarik zinciri belgeleri incelenir. Türkiye dışındaki alımlarda başvuru takvimi ve belge geçerliliği ayrıca kontrol edilir.

E. İncelemeyi Nasıl Yürütüyoruz?

1. İnceleme Konusunun Belirlenmesi ve Belge Listesinin Hazırlanması

Hangi ihale, sözleşme, birim veya işlem üzerinde çalışılacağı belirlenir. İncelemenin amacı, süresi ve kapsam dışında kalan konular yazılı hale getirilir.

İhtiyaç duyulan belgeler tarih ve konu sırasına göre listelenir. Eksik, okunamayan veya birbiriyle çelişen belgeler çalışma başlamadan önce bildirilir.

Yapılan işlem; mevzuat, ihale belgesi, sözleşme, şirket veya kurum içi kurallar ile karşılaştırılır. Gerekli durumlarda sorumlu kişilerle kısa görüşmeler yapılır.

2. Risklerin Belirlenmesi ve Düzeltme Seçeneklerinin Hazırlanması

Görülen konular sonuçlarına göre sınıflandırılır. Hemen işlem gerektiren, kısa sürede düzeltilmesi gereken, izlenmesi gereken ve düşük etkili konular ayrı gösterilir.

Her önemli risk için uygulanabilir düzeltme adımları yazılır. Sorumlu kişi, gerekli belge ve tamamlanma süresi mümkün olduğu ölçüde belirtilir.

3. Yönetime Raporlama İşlemi ve İzleme

Önemli bulgular yönetim veya ilgili ekip ile görüşülür. Sonuçlar, kısa ve anlaşılır bir rapor ile kontrol listelerine aktarılır.

Talep edilirse düzeltmelerin yapılıp yapılmadığı yeniden kontrol edilir. Tamamlanan, devam eden ve açık kalan konular sonuç çizelgesinde gösterilir.

F. Riskleri Nasıl Sınıflandırıyoruz?

1. Acil Risk

Teklifin değerlendirme dışı kalması, önemli bir sürenin kaçırılması, teminat sorunu, işlemin durması veya ciddi hak kaybı gibi yakın sonuç doğurabilecek konulardır. Gecikmeden ele alınması gerekir.

2. Yüksek Risk

Düzeltilmezse önemli maliyet, gecikme, ceza, ödeme veya sözleşme sorunu doğurabilecek konulardır. Sorumlu ve tamamlanma tarihi belirlenir.

3. Orta Risk

İşlemi hemen durdurmayan ancak zaman içinde hata, iş yükü veya kayıt eksikliği oluşturabilecek konulardır. Planlı biçimde düzeltilmesi gerekir.

4. Düşük Risk

İşin sonucunu doğrudan etkilemeyen, ancak düzen ve açıklık bakımından geliştirilmesi yararlı olan konulardır. İyileştirme listesine alınır.

G. İnceleme Sonunda Hangi Belgeleri Sunuyoruz?

Yapılan incelemeler sonunda aşağıdaki belgeler hazırlanarak sunulur:

• Uygunluk ve Risk İnceleme Raporu — İncelenen belgeler, görülen eksikler, riskin olası sonucu ve önerilen düzeltme açık biçimde yazılır.

• Risk Haritası — Riskler konu ve önem düzeyine göre tek çizelgede gösterilir. Yönetim hangi konunun önce ele alınacağını hızlı biçimde görebilir.

• Eksik Belge ve İşlem Listesi — Tamamlanması, yenilenmesi veya düzeltilmesi gereken belge ve işlemler ayrı listede sunulur.

• Düzeltme Planı — Yapılacak iş, sorumlu kişi, ihtiyaç duyulan belge ve hedef tarih gösterilir. Böylece rapor, uygulanabilir bir çalışma planına dönüşür.

• Kontrol Listeleri — İhale hazırlığı, teklif, sözleşme, hakediş, süre, teslim ve kabul aşamalarına uygun kontrol listeleri hazırlanabilir.

• Yönetim Bilgilendirme Notu — Karar verilmesi gereken önemli konular, seçenekler ve beklenen sonuçlar kısa bir notta özetlenir.

• İzleme Çizelgesi — Düzeltmelerin durumu, sorumlular ve tamamlanma tarihleri belirli aralıklarla izlenir.

H. Çalışma Biçimleri

1. Tek Dosya İncelemesi

Belirli bir ihale belgesi, teklif dosyası, sözleşme, hakediş, fiyat farkı veya kabul işlemi için yapılır.

2. Teklif Öncesi Hazırlık İncelemesi

Firmanın ihaleye katılma durumu, yeterlik belgeleri, teminat, maliyet ve elektronik kayıtları teklif öncesinde değerlendirilir.

3. Sözleşme Uygulama İncelemesi

Devam eden sözleşmede süre, ödeme, değişiklik, ceza, hakediş, teslim ve kabul riskleri incelenir. Emsal olaylar ve çözümleri ile mevzuat kapsamında öneriler sunulur.

4. Kurum veya Şirket Birimi İncelemesi

İhale veya sözleşme biriminin görev, yetki, belge, onay ve kayıt düzeni bütün olarak değerlendirilir. Eksik hususlar için iyileştirme planlaması yapılır.

5. Dönemsel Uygunluk İzlemesi

Çok sayıda ihale veya sözleşme yöneten kurum ve firmalarda belirli aralıklarla inceleme, bilgilendirme ve risk güncellemesi yapılır. Eksik hususlar için iyileştirme planlaması yapılır.

6. Uluslararası ve Özel Alım İncelemesi

Yurt dışı, NATO, savunma ve güvenlik alımlarında başvuru belgeleri, özel şartlar, gizlilik ve tedarik yükümlülükleri ayrı çalışma kapsamında incelenir.

I. Tarafsızlık ve Hizmet Sınırlarımız

Kamu idaresi ile ihaleye katılan veya sözleşme imzalayan firmanın uygunluk yükümlülükleri ile riskleri aynı değildir. Bu nedenle inceleme ölçütleri, başvuran tarafın görev ve sorumluluklarına göre ayrı hazırlanır.

Aynı ihale veya sözleşmede karşılıklı çıkarı bulunan taraflara aynı inceleme kapsamında hizmet verilmez. Tarafsızlığı etkileyebilecek bir durum görülürse ilgili tarafa çalışma başlamadan önce bilgi verilir.

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş., kurumsal uygunluk incelemesi, risk değerlendirmesi, ihale ve sözleşme danışmanlığı, eğitim ve raporlama alanlarında çalışır. Avukatlık, dava takibi, vekâlet ve hukuki temsil bu hizmetin kapsamında değildir.

İnceleme sırasında hukuki temsil, dava veya başvuru hizmeti gerektiği anlaşılırsa, bu ihtiyacın ayrı mesleki yapı içinde ele alınması gerektiği açıklanır.

Hiçbir inceleme için ihalenin kazanılacağı, riskin tamamen ortadan kalkacağı, ödeme yapılacağı veya uyuşmazlığın belirli biçimde sonuçlanacağı garantisi verilmez. Amaç; riskleri erken görmek, düzeltilebilir eksikleri gidermek ve kararların güvenilir bilgiye dayanmasını sağlamaktır.

J. Bilgiye Ulaşma Seçenekleri

Kısa video anlatımı, ayrıntılı yayın veya hukuki bilgi arayanlar; internet sitemizdeki “Bilgi Kaynakları” bölümünden uygun kanala ulaşabilir. Böylece kurumsal inceleme hizmeti ile video, kitap ve hukuki bilgi alanları birbirine karıştırılmadan ayrı biçimde sunulur.

K. Bizimle İletişime Geçin

İhale hazırlığı, teklif, değerlendirme, sözleşme, hakediş, fiyat farkı, teslim, kabul, uluslararası alım veya savunma sanayi sürecindeki konunuzu kısaca belirtin. Başvurunuzu, sitemizin “İletişim” ana menüsünde yer alan “Kurumsal Hizmet Talebi” alt sayfasındaki formu doldurarak iletebilirsiniz. Talebiniz incelendikten sonra inceleme kapsamı, gerekli belgeler, süre ve teslim edilecek çalışmalar açıkça belirlenir.