İhale Dokümanı Hazırlama

İhale dokümanı, alım konusu işin; kapsamı, projeleri, yeterlik şartları, teklif yöntemi, sözleşme hükümleri ve kabul ölçütlerini belirleyen belgeler bütünüdür. Kılıç Kurumsal, ihale dokümanı hazırlanmasında ve gerekli yazışmaların yapılmasında idarelere teknik destek sağlar.

İhale dokümanı; ihalenin ve sözleşmenin temel unsurudur. Bu nedenle ihale dokümanındaki belge ve bilgilerin; belirsiz olması veya birbiriyle çelişmesi, teklif verilmesini engeller. İhale dokümanının ihaleye katılacak firmaları tereddütte sokmaması, yüklenicilerin işin gerçekleştirmesine ve kabul işlemlerinin yapılabilmesini sağlaması beklenir. (Bkz: İhale Dokümanı: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/ihale-dokumani )

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal); kamu idarelerine, belediye şirketlerine ve kurumsal yapılara yapım işi ihale dokümanının hazırlanması veya gözden geçirilmesi konusunda destek verir. Çalışmada yalnız metin hazırlanmaz. Proje, mahal listesi, metraj, teknik şartlar, sözleşme ve kabul düzeni birlikte ele alınır.

İhaleye katılacak firmalar için ise aynı hizmet, ihale dokümanının teklif öncesinde anlaşılması ve işin mali, teknik ve süre bakımından değerlendirilmesi şeklinde yürütülür. Aynı ihalede idareye ve istekliye birlikte hizmet verilmez.

A. Onay Belgesi, İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname ve Projeler Ne Anlama Gelir?

1. İhale Onay Belgesi

İhale onay belgesi, ihtiyaç konusu yapım işi için ihaleye çıkılmasına izin veren belgedir. Yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı, projeler ve gerekli diğer belgelerle birlikte ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale süreci bu onaydan sonra başlar. (Bkz: Onay Belgesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/onay-belgesi- )

Onay belgesinde işin adı, niteliği, yaklaşık maliyeti, kullanılacak ihale usulü ve ödeneğin durumu doğru gösterilmelidir. Yaklaşık maliyetin gizliliği gereği, onay belgesi de ilgili görevliler haricindeki kişilerden gizlenir. İhale dokümanı hazır değilse veya belgeler arasında çelişki varsa, onay aşamasında bu eksik giderilmelidir.

2. İdari Şartname

İdari şartname, ihaleye katılma ve tekliflerin değerlendirilme kurallarını gösterir. Teklif türü, yeterlik belgeleri, teminat, ortak girişim, alt yüklenici, fiyat farkı, süreler ve değerlendirme yöntemi bu belgede açıklanır. Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan ilgili tip idari şartname esas alınarak hazırlanır. (Bkz: İdari Şartname: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/idari-sartname )

3. Teknik Şartname

Teknik şartname, yapılacak işin teknik niteliğini ve beklenen kaliteyi tanımlar. Malzeme özellikleri, imalat yöntemi, kalite şartları, deneyler, ölçüm biçimi, teslimler ve kabul ölçütleri açıkça yazılır. Bu kapsamdaki teknik düzenlemeler; verimliliği ve işlevselliği sağlamalı, fakat rekabeti gereksiz biçimde daraltmamalıdır. (Bkz: Teknik Şartname: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/teknik-sartname )

4. Sözleşme Tasarısı

Sözleşme tasarısı, ihale sonucunda idare ile yüklenici arasında kurulacak idari, mali, teknik ve hukuki ilişkinin ana metnidir. Sözleşme bedeli, işe başlama, işin süresi, ödeme, teminat, sigorta, ceza, fiyat farkı, iş artışı, süre uzatımı, fesih ve kabul hükümleri bu metinde yer alır. Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan ilgili tip sözleşme esas alınır ve diğer ihale belgeleriyle uyumlu hazırlanır. (Bkz: Sözleşme Tasarısı: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/sozlesme-tasarisi )

5. Ön Proje

Ön proje, kesin ihtiyaç programına göre hazırlanan ilk proje düzeyindeki belgedir. Arazi ve zemin araştırmalarının tamamı yapılmadan, mevcut haritalar ve elde edilen ilk verilere göre bir veya birkaç çözüm gösterir. Yapının ana ölçülerini, yerleşimini, kesitlerini ve genel görünüşünü ortaya koyar. (Bkz: Ön Proje: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/on-proje )

6. Kesin Proje

Kesin proje; belli bir yapının onaylanmış ön projesine göre, mümkün olan arazi ve zemin araştırmaları yapılmış olan, yapı elemanlarının ölçülendirilip boyutlandırıldığı, inşaat sistem ve gereçleri ile teknik özelliklerinin belirtildiği projedir. (Bkz: Kesin Proje: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/kesin-proje )

Yapı elemanları ölçülendirilir, taşıyıcı sistem, malzemeler ve temel teknik özellikler belirlenir. Yaklaşık maliyet ve birim fiyatlı teklif düzeni için daha ayrıntılı bir dayanak oluşturur.

7. Uygulama Projesi

Uygulama projesi, ihale konusu yapım işinin, onaylanmış kesin projeye göre bütün ayrıntılarını gösteren projesidir. İmalatın sahada nasıl yapılacağı, ölçüler, birleşimler, detaylar ve disiplinler arası bağlantılar bu proje kapsamında açıklanır. Yapım işlerinde temel kural, uygulama projeleri tamamlanmadan ihaleye çıkılmamasıdır. (Bkz: Uygulama Projesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/uygulama-projesi- )

Kanunda belirtilen sınırlı durumlarda ön veya kesin proje üzerinden ihaleye çıkılabilir. Bu durumda teklif ve sözleşme yöntemi, proje düzeyine uygun seçilmeli; miktarlar, mahal listeleri ve birim fiyat tarifleri daha ayrıntılı hazırlanmalıdır.

(Bkz: Mahal Listesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/mahal-listesi- )

B. İhale Dokümanı Nasıl Hazırlanmalı?

1. İhtiyaç Programının Tamamlanması

Doküman hazırlığı, işin, hizmetin veya yapının ne amaçla kullanılacağının belirlenmesiyle başlar. Kapasite, kullanım alanları, işlevler, kalite düzeyi, bütçe ve bitiş hedefi yazılı hale getirilir. İhtiyaç programı sürekli değişirse proje ve yaklaşık maliyet de güvenilir olmaz.

2. İdari Şartname Nasıl Hazırlanmalı?

İdari şartname, ihale usulü ve sözleşme türü belirlendikten sonra hazırlanmalıdır. Anahtar teslimi götürü bedel, teklif birim fiyat veya karma teklif seçimi; projenin ayrıntı düzeyi ve işin yapısıyla uyumlu olmalıdır.

Yeterlik ölçütleri işin büyüklüğü ve niteliğiyle bağlantılı kurulmalıdır. İş deneyimi, mali yeterlik, teknik personel, makine ve kalite belgeleri yalnız gerekli olduğu ölçüde istenmelidir. Teklif fiyatına dâhil giderler, vergi ve sigorta yükleri ile belge sunma biçimi açık olmalıdır.

İhale tarihi, yer görme (gerekliyse), teklif geçerlik süresi, teminat, açıklama talepleri ve bildirim süreleri bir takvim üzerinde kontrol edilmelidir. Elektronik ihalelerde güncel tip idari şartname ile EKAP üzerindeki e-formlar kullanılmalıdır.

3. Teknik Şartname Nasıl Hazırlanmalı?

Teknik şartname, isteklerin, kaliteyle ilgili hususların ve proje çizimlerini tekrar eden uzun bir metin olmamalıdır. Projede gösterilemeyen yapım şartlarını, kalite düzeyini, kullanılacak standartları, deneyleri, ölçüm ve kabul kurallarını tamamlamalıdır.

Her teknik şart ölçülebilir olmalıdır. “Birinci sınıf”, “yüksek kaliteli” veya “idarenin istediği şekilde” gibi sınırı belli olmayan sözler tek başına kullanılmamalıdır. Hizmetin niteliği, malzemenin sınıfı, dayanımı, kapasitesi, yüzey özelliği veya ilgili standardı açıkça gösterilmelidir.

Marka veya modele yönelten ifadelerden kaçınılmalıdır. Bir standardın veya teknik tarifin ihtiyacı karşılamadığı zorunlu durumlarda eşdeğer çözümlere izin veren usul kurulmalıdır. Özel imalatlarda numune, çizim onayı, deney ve üretim kontrolü önceden tanımlanmalıdır.

Ara denetim, laboratuvar analizi gerektiren durumlarda, detaylı şekilde kim, nerede, nasıl, kimle, ne yapacak sorularına cevap verecek şekilde düzenleme yapılmalıdır.

4. Sözleşme Tasarısı Nasıl Hazırlanmalı?

Sözleşme tasarısı, sözleşmenin uygulanmasında karşılaşılabilecek temel durumlara cevap vermelidir. İş yeri teslimi, iş programı, proje teslimleri, yapı denetim görevlisinin/kontrol teşkilatının/muayene ve kabul komisyonu yetkileri, hakediş, fiyat farkı, yeni iş kalemi ve geçici kabul düzeni açık olmalıdır.

Ceza hükümleri, uygulanacak olay ve hesap yöntemi bakımından anlaşılır yazılmalıdır. Süre uzatımı ve mücbir sebep bildirimleri için gerekli belgeler gösterilmelidir. Kısmi kabul, kullanım öncesi teslim, garanti ve bakım ihtiyacı varsa bunlar dokümanda baştan düzenlenmelidir.

Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan Genel Şartnamelerin sözleşmenin eki olduğu belirtilmelidir. Sözleşme tasarısına özel hüküm eklenirken Genel Şartnameyle çelişki yaratılmamalıdır. Belge öncelik sırası açık yazılmalı ve aynı konu iki belgede farklı biçimde düzenlenmemelidir.

İdareyle ilgili özel hususlar, ihale mevzuatına uygun olarak, Sözleşmenin “Diğer Hususlar” bölümünde belirtilmelidir. Bu durumda, kim, nerede, nasıl, kimle, ne yapacak sorularına cevap verecek şekilde düzenleme yapılmalıdır?

5. Projeler Nasıl Hazırlanmalı?

Çoğunlukla yapım işlerinde gerekli olan projeler, ihale ve sözleşme türünden önce belirlenmelidir. Anahtar teslimi götürü bedel ihalede uygulama projeleri ve mahal listeleri, isteklinin işin tamamını fiyatlandırmasına yetecek ayrıntıda olmalıdır. Birim fiyatlı işlerde miktarlar, iş kalemleri ve birim fiyat tarifleri proje ile birebir uyumlu olmalıdır.

Mimari, statik, mekanik, elektrik, altyapı ve çevre düzenleme projeleri birbirleriyle karşılaştırılmalıdır. Çakışan güzergâhlar, eksik detaylar, farklı kotlar ve uyumsuz ölçüler ihale öncesinde giderilmelidir.

Zemin araştırmaları, hâlihazır harita, aplikasyon bilgileri, izinler ve mevcut tesis verileri projeye işlenmelidir. Sahada sonradan ortaya çıkması beklenebilecek hususlar gizlenmemeli; bilinen koşullar isteklilerin eşit bilgiye ulaşacağı biçimde dokümana konulmalıdır. (Bkz: Proje Hazırlanması: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/projelerin-hazirlanmasi )

6. Metraj, Mahal Listesi ve Birim Fiyat Tarifleri

Mahal listesi, hangi imalatın yapının hangi bölümünde yapılacağını gösterir. Metraj, projedeki miktarların ölçülerek hesaplanmasıdır. Birim fiyat imalat tarifi ise bir iş kaleminin kapsamını, ölçü birimini ve fiyata dâhil unsurları açıklar.

(Bkz: Mahal Listesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/mahal-listesi- )

(Bkz: Metraj: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/metraj-listesi- )

(Bkz: Birim Fiyat İmalat Tarifi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/birim-fiyat-imalat-tarifleri- )

Bu üç belge birbiriyle uyumlu değilse yaklaşık maliyet ve teklifler sağlıklı oluşmaz. Aynı imalatın iki kez sayılması, bazı mahallerin unutulması veya birim fiyat tarifinin projedeki işi karşılamaması önlenmelidir.

7. Muayene ve Kabul Şartları Baştan Oluşturulmalı

Geçici ve kesin kabul sırasında aranacak sonuçlar, ihale dokümanında önceden belirlenmelidir. Deney, ölçüm, işletmeye alma, eğitim, kullanım belgesi, bakım kılavuzu ve uygulama sonu projeleri gerekiyorsa teslim listesine yazılmalıdır.

Kabul komisyonunun inceleyebileceği açık ölçütler belirtilmiş olmalıdır. Eksik ve kusurlu işlerin nasıl kaydedileceği, giderme süresi, kısmi kabul ve garanti dönemi doküman içinde birbiriyle uyumlu kurulmalıdır.

C. Kimler Bu Hizmetten Faydalanır?

1. Yapım İhalelerine Katılan Firmalar

Kamu yapım ihalelerine katılan firmalar, ihale dokümanının kapsamını, proje eksiklerini, miktar ve süre risklerini teklif vermeden önce değerlendirmek için Kılıç Kurumsaldan destek alabilir.

2. Özellikli Mal veya Hizmet İhalelerine Katılan Firmalar

Piyasada satışı olmayan veya özelliği gereği farklı ihale dokümanı hazırlanması (özel imalat) gereken mal ve hizmet alımlarında, istekli ve yüklenici firmalar, ihale dokümanının kapsamını, teklif vermeden önce değerlendirmek için destek alabilir.

(Bkz: Özel İmalat: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/ozel-imalat- )

3. Kamu İdareleri ve Belediye Şirketleri

Özellikli mal ve hizmet alımları ile yapım işi ihalesine hazırlanan veya eski dokümanlarını yenilemek isteyen idareler yararlanabilir. Teknik birim, ihale birimi, mali hizmetler ve yönetim arasındaki belge düzeni standartlaştırılabilir/ortaklaştırılabilir.

4. Proje ve Kontrollük Ekipleri

Mimar, mühendis, proje yöneticisi, yaklaşık maliyet ekibi ve yapı denetim görevlileri; projeler ile şartnamelerin uyumunu inceletmek için başvurabilir.

5. Uluslararası İhaleler ile NATO ve Savunma Sanayi Alımları

Yabancı kaynaklı, savunma, güvenlik, teknoloji veya özel kabul şartı taşıyan yapım işlerinde belge düzeninin proje ve sözleşmeyle uyumu ayrıca incelenebilir.

D. İhale Dokümanı Hazırlanmasında Nasıl Yardımcı Oluyoruz?

1. Başlangıç Dosyasını İnceliyoruz

İhtiyaç programı, mevcut projeler, zemin bilgileri, eski şartnameler ve bütçe verileri incelenir. Hazır olan belgeler ile tamamlanması gerekenler ayrı listelenir.

2. Doküman Haritasını Kuruyoruz

Her konunun hangi belgede yer alacağı belirlenir. İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı, projeler, mahal listeleri ve fiyat cetvelleri arasındaki bağlantılar gösterilir.

3. Proje Uygunluğu İncelemesi Yapıyoruz

Proje disiplinleri, detaylar, zemin verileri ve uygulama için gerekli çizimler gözden geçirilir. Eksik veya birbiriyle çelişen hususlar, ilgili proje ekibine yazılı olarak bildirilir.

4. Şartname ve Sözleşme Metinlerini Hazırlıyoruz

Tip belgeler esas alınarak işe özgü alanlar doldurulur. Teknik ölçütler, teslimler, süre, ödeme, ceza ve kabul hükümleri işin gerçek duruma göre düzenlenir.

5. Rekabet ve Uygulanabilirlik İncelemesi Yapıyoruz

Şartların piyasada karşılanabilir olup olmadığı değerlendirilir. Belirli ürünü veya firmayı gereksiz biçimde işaret eden, teklif hazırlamayı güçleştiren veya sahada uygulanamayacak hükümler belirlenir.

6. Belgeler Arası Son Kontrolü Yapıyoruz

Süre, bedel, miktar, teklif türü, fiyat farkı, ceza ve kabul hükümleri karşılaştırılır. Çelişkiler düzeltilir; sayı, tarih, belge adı ve ek bağlantıları son kez kontrol edilir.

E. Hizmet Sonunda Sunulabilecek Belgeler

Kılıç Kurumsal, yaptığı çalışmalar neticesinde uygulamaya yönelik bazı belgeleri hazırlayarak, bunları ilgili firma veya kurumla paylaşır. Bu belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• Doküman Uygunluk Listesi; İhale için gerekli belgelerin hazır, eksik veya yenilenmesi gereken durumunu gösterir.
• Proje ve Şartname Uyum Çizelgesi; Proje, mahal listesi, teknik şartname ve sözleşmede aynı konunun nasıl düzenlendiğini karşılaştırır.
• İhale Takvimi; Onay, ilan, doküman hazırlığı, komisyon, teklif ve sözleşme aşamalarındaki önemli tarihleri belirler.
• Belirsizlik ve Risk Listesi; Teklif verilmesine, iş artışına, gecikmeye veya kabul sorununa yol açabilecek maddeleri önem sırasına göre gösterir.
• Yönetim Bilgilendirme Notu; Karar verilmesi gereken proje, teklif, süre ve sözleşme konularını, bilgi notu olarak yönetime sunar.

F. Hizmetin Sınırı

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. (Kılıç Kurumsal); ihale dokümanının teknik, idari, mali ve mevzuata uygunluk düzeni kurulmasına yönelik danışmanlık sunar. Belgenin onayı ihale yetkisi ve ilgili idareye aittir.

Dava takibi, vekâlet, şikâyet başvurusunun hukuki temsili veya bir uyuşmazlığa ilişkin avukatlık hizmeti bu çalışmanın içinde yer almaz. Böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa ayrı mesleki yapı içinde değerlendirilmesi gerektiği açıklanır.

G. Bilgi ve Başvuru Yolları

İhale dokümanı hakkında kısa anlatım, ayrıntılı yayın veya hukuki bilgi arayanlar, internet sitesindeki “Bilgi Kaynakları” bölümünden uygun alana geçebilir. Böylece kurumsal danışmanlık, video, yayın, hukuki bilgi, dava takibi gibi alanları, birbirine karıştırılmadan kullanılır.

H. İhtiyacınızı Hangi Aşamada Olduğunuzu Belirterek İletin

Başvurunuzu, sitemizin “İLETİŞİM” ana menüsünde yer alan “Kurumsal Hizmet Talebi” alt sayfasındaki formu doldurarak iletebilirsiniz. Başvurunuzda yeni bir ihale dosyası mı hazırlandığını, mevcut dokümanın mı gözden geçirileceğini veya yalnız proje-şartname uyumunun mu inceleneceğini belirtmeniz yeterlidir.

İşin türünü, yaklaşık büyüklüğünü, proje düzeyini, mevcut belgeleri ve planlanan ihale tarihini kısaca yazabilirsiniz. İlk incelemeden sonra çalışmanın kapsamı, teslim edilecek belgeler, süre ve görev alacak kişiler belirlenir.

Kılıç Kurumsal çalışmalarını Ankara merkezinden yürütür. Görüşmeler işin niteliğine göre yüz yüze veya çevrim içi de yapılabilir.

İletişim Bilgileri: https://www.kilickurumsal.com.tr/iletisim