Açıklama; imalat veya hizmet sürecinin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, isteklinin sahip olduğu avantajlı koşullar ve işin özgünlüğü gibi gerekçelere dayandırılır. Her gerekçenin belgeyle desteklenmesi gerekir; fiyat teklifleri, maliyet ve satış tutarı tespit tutanakları ile kamu kurumlarınca yayımlanan fiyatlar bu amaçla kullanılır. Uygulamada açıklamaların reddedilme sebebi çoğunlukla hesabın yanlışlığı değil, dayanak belgenin mevzuatın aradığı biçim ve onay şartlarını taşımamasıdır.
Mevzuat dayanağı: 4734 sayılı Kanun m. 38